Arolygiad o Wasanaeth Tân ac Achub De Cymru: Effeithiolrwydd, effeithlonrwydd a phobl

Cefndir ein harolygiad

Yn dilyn cyhoeddi yr adolygiad annibynnol gan Fenella Morris KC ar 3 Ionawr 2024 ar ddiwylliant a gwerthoedd Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru (adolygiad diwylliant annibynnol), defnyddiodd Llywodraeth Cymru ei phwerau cyfarwyddo o dan adran 29(5) a (6) o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009. Tynnodd yr aelodau etholedig o swyddogaethau llywodraethu’r awdurdod tân ac achub a phenododd bedwar comisiynydd.

Mae’r comisiynwyr yn gyfrifol am sicrhau bod yr argymhellion o’r adolygiad diwylliant annibynnol, ac o adolygiadau thematig eraill gan y cynghorydd tân ac achub i Lywodraeth Cymru, yn cael eu gweithredu’n llawn lle bo modd. Maent hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod yr argymhellion hyn yn cael eu gweithredu mewn ffordd y gellir ei chynnal.

Ar 4 Gorffennaf 2024, gofynnodd y comisiynwyr i Brif Arolygydd Gwasanaethau Tân ac Achub EF am gymorth, yn unol â phwerau o dan Atodlen A3 o Ddeddf Gwasanaethau Tân ac Achub 2004, i gynnal arolygiad llawn o effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru.

Mae gennym eisoes fethodoleg arolygu sefydledig ar gyfer gwasanaethau tân ac achub yn Lloegr. Fe wnaethom ystyried a chymhwyso unrhyw addasiadau priodol i’n methodoleg bresennol ar gyfer cyd-destun Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru.

Rydym wedi asesu:

• y gwasanaeth gweithredol y mae’n ei ddarparu i’r cyhoedd, gan gynnwys effeithiolrwydd ei weithgareddau atal, amddiffyn ac ymateb;
• effeithlonrwydd y gwasanaeth, gan gynnwys pa mor dda y mae’n darparu gwerth am arian, yn dyrannu adnoddau i gyfateb â risg, ac yn cydweithio â gwasanaethau brys eraill; a
• pa mor dda y mae’r gwasanaeth yn gofalu am ei bobl, gan gynnwys hyrwyddo gwerthoedd a diwylliant gwasanaeth, hyfforddi ei staff a gwneud yn siŵr bod ganddynt y sgiliau sydd eu hangen arnynt, sicrhau tegwch a hyrwyddo amrywiaeth yn y gweithlu, a datblygu arweinyddiaeth a gallu gwasanaeth.

Mae’r adroddiad hwn yn nodi canfyddiadau ein harolygiad ar gyfer Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru.

Mae rhagor o wybodaeth am sut rydym yn asesu gwasanaethau tân ac achub ar gael ar ein gwefan.

Terminoleg yn yr adroddiad hwn

Mae ein hadroddiadau yn cynnwys cyfeiriadau at, ymhlith pethau eraill, ddiffiniadau, blaenoriaethau, polisïau, systemau, cyfrifoldebau a phrosesau ‘cenedlaethol’.

Mewn rhai achosion, mae ‘cenedlaethol’ yn golygu Cymru a Lloegr. Mewn eraill, mae’n golygu Cymru, Lloegr a’r Alban, neu’r Deyrnas Unedig gyfan. Lle mae ‘cenedlaethol’ yn berthnasol i Gymru yn unig, rydym wedi nodi hyn yn y rhan berthnasol o’r adroddiad.

Crynodeb AEF

Nid yw Arolygiaeth Cwnstabliaeth a Gwasanaethau Tân ac Achub Ei Fawrhydi wedi cynnal arolygiad o Wasanaeth Tân ac Achub De Cymru o’r blaen, felly roedd yn fraint cael gwahoddiad i’w archwilio, ac roedd yn bleser ymweld.

Hoffwn ddiolch i bawb a gyfrannodd neu a helpodd ni gyda’r arolygiad hwn. Deallaf fod y gwasanaeth wedi bod yn destun adolygiadau amrywiol yn ddiweddar, ac efallai y byddai’r canlyniadau wedi bod yn anodd eu clywed. Rwy’n ddiolchgar am y ffordd gadarnhaol ac adeiladol y bu i staff Tân ac Achub De Cymru weithio gyda’n tîm arolygu.

Yn ein harolygiadau, os ydym yn nodi diffyg difrifol, allweddol neu systemig yn arfer, polisi neu berfformiad gwasanaeth, rydym yn adrodd amdano fel achos pryder.

Yn anffodus, mae gennyf bryderon am berfformiad y gwasanaeth o ran cadw pobl yn ddiogel rhag tân a risgiau eraill. Yn benodol, mae gennyf bryderon ynghylch effeithiolrwydd ei strategaethau ar gyfer sicrhau bod ei weithgareddau yn nodi, yn blaenoriaethu ac yn lliniaru risgiau i’r cyhoedd yn gyson. Rwyf hefyd yn bryderus nad oes ganddo systemau a phrosesau effeithiol ar waith i gasglu a chofnodi gwybodaeth risg berthnasol a chyfredol i helpu i amddiffyn diffoddwyr tân, y cyhoedd ac eiddo yn ystod argyfyngau.

Mae gan adran amddiffyn y gwasanaeth rai agweddau cadarnhaol, ond mae gennyf bryderon hefyd am y ffordd y mae’n gweithredu – yn benodol, sut y mae’n blaenoriaethu gweithgarwch ar sail risg, a defnyddio dull systematig o adolygu cydymffurfiaeth â diogelwch tân mewn safleoedd annomestig. Mae angen iddo hefyd sicrhau bod ganddo’r adnoddau cywir i gyflawni ei waith.

Mae’n galonogol gweld bod y gwasanaeth wedi buddsoddi mewn rhaglen drawsnewid a’i datblygu, a fydd yn ei helpu i reoli faint o newid y mae angen iddo ei wneud.

O ystyried y canfyddiadau hyn, rwyf wedi bod mewn cysylltiad â’r prif swyddog tân a’r comisiynwyr gan nad wyf yn tanamcangyfrif faint o welliant sydd ei angen. Rwyf wedi fy nghalonogi gan yr ymrwymiad y maent wedi’i ddangos i wella materion.

Roy Wilsher

Arolygydd Gwasanaethau Tân ac Achub EF

Gwasanaeth mewn niferoedd

Deall y risg o dân ac argyfyngau eraill

Dylai pob gwasanaeth tân ac achub nodi ac asesu’r holl risgiau rhagweladwy cysylltiedig â thân ac achub a allai effeithio ar ei gymunedau. Dylai ddefnyddio ei alluoedd amddiffyn ac ymateb i atal neu liniaru’r risgiau hyn i’r cyhoedd.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Mae’r cynllun strategol yn nodi strategaeth hirdymor y gwasanaeth

Mae gan y gwasanaeth gynllun strategol deng mlynedd, sy’n nodi ei strategaeth hirdymor. Mae’n cynnwys wyth thema:

1. Eich cadw’n ddiogel – canolbwyntio ar waith atal.
2. Ymateb i’ch argyfwng – sicrhau ymateb cyflym ac effeithiol.
3. Gweithio gyda phartneriaid – gweithio gyda byrddau gwasanaethau cyhoeddus ac eraill i gyflawni’r hyn sydd ei angen ar gymunedau.
4. Ymgysylltu a chyfathrebu – sicrhau bod yr holl gymunedau a staff yn ymwneud â darparu gwasanaeth rhagorol.
5. Gwarchod a gwella’r amgylchedd – cyflawni gweithgareddau mewn modd cynaliadwy.
6. Defnyddio technoleg yn dda – defnyddio technoleg i wella gwasanaeth.
7. Gwerthfawrogi pobl – cefnogi gweithlu amrywiol, llawn cymhelliant sydd wedi’i hyfforddi’n dda, sy’n cynrychioli ei gymunedau.
8. Parhau i weithio’n effeithiol – sicrhau gwerth am arian ac atebolrwydd.

Cyn diweddaru ei gynllun strategol, mae’r gwasanaeth yn llunio cynllun gwella blynyddol. Mae’n defnyddio hwn i adolygu effaith gweithgareddau gwella dros y flwyddyn flaenorol. Mae’n cynnal ymgynghoriad cyhoeddus ar ei gynlluniau arfaethedig ar gyfer y flwyddyn i ddod. Yna mae’n defnyddio canlyniad yr ymgynghoriad i lywio’r ffordd y mae’n diweddaru’r cynllun strategol.

Fel rhan o’i broses gynllunio, mae’r gwasanaeth wedi asesu rhai risgiau a bygythiadau. Wrth asesu risg, mae’n defnyddio gwybodaeth y mae wedi’i chasglu o ffynonellau mewnol ac allanol a setiau data. Dywed y cynllun gwella fod y gwasanaeth yn ystyried data i ddeall rhai o’i risgiau lleol. Mae hynny’n cynnwys data cyfrifiad, NHS Open Exeter a Mynegai Amddifadedd Lluosog Cymru, yn ogystal â data digwyddiadau’r gwasanaeth ei hun.

Pan fo’n briodol, mae’r gwasanaeth wedi ymgynghori a chynnal deialog adeiladol gyda’i gymunedau a phartïon perthnasol eraill i ddeall risg ac egluro sut y mae’n bwriadu ei liniaru. Er enghraifft, mae’r gwasanaeth yn gweithio gyda byrddau gwasanaethau cyhoeddus a phartneriaid fel elusen achub o ddŵr, gwasanaethau iechyd a sefydliadau tai i ddeall risg gymunedol.

Nid oes unrhyw strategaethau atal, amddiffyn nac ymateb cymeradwy ar waith i sicrhau bod y gwasanaeth yn cyflawni ei gynllun strategol yn gyson, neu mewn ffordd sy’n blaenoriaethu risg

Nid yw cynllun strategol y gwasanaeth yn seiliedig ar strategaethau adrannol. Heb strategaethau atal, amddiffyn ac ymateb, prin yw’r manylion sy’n esbonio sut mae’r gwasanaeth yn bwriadu cyflawni ei nodau. Mae hyn yn arwain at ddiffyg cyfeiriad, ffocws a blaenoriaethu. Nid yw’r gwasanaeth bob amser yn blaenoriaethu canlyniadau lleol yn ôl risg.

Mae cynllun gwella’r gwasanaeth yn nodi bod pob un o 47 o orsafoedd tân y gwasanaeth yn cynhyrchu cynlluniau rheoli risg cymunedol blynyddol (CRMPs). Dylai’r cynlluniau hyn nodi risgiau lleol a blaenoriaethu gweithgarwch gwasanaeth yn seiliedig ar anghenion cymunedau. Dylai’r CRMPs gysylltu’n glir â blaenoriaethau strategol y gwasanaeth a’u cefnogi. Fodd bynnag, canfuom nad yw CRMPs bob amser yn eu lle a’u bod yn anghyson o ran pa mor effeithiol ydynt o ran nodi risgiau a blaenoriaethau lleol, a sut mae gwaith gweithredol yn cysylltu â’r strategaeth gyffredinol.

Mae angen i’r gwasanaeth wella’r modd y mae’n nodi, yn casglu ac yn cynnal gwybodaeth risg

Mae timau amrywiol yn y gwasanaeth yn ymwneud â chynnal gwybodaeth risg. Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod ei grŵp lleihau risg adeiladau yn pennu’r mathau o safleoedd y mae’n rhaid i’r gwasanaeth gasglu gwybodaeth risg ar eu cyfer. Yna mae’r tîm rheoli risg yn cydgysylltu’r gwaith o gasglu gwybodaeth risg safle‑benodol (SSRI). Mae’r tîm hwnnw’n cynghori staff yr orsaf ar ba SSRI y mae angen iddynt ei gasglu. Unwaith y bydd staff wedi casglu’r SSRI, caiff y wybodaeth ei dychwelyd i’r tîm rheoli risg. Mae aelodau’r tîm hwnnw’n lanlwytho’r cofnod i’r terfynellau data symudol (sydd wedi’u lleoli mewn peiriannau tân) er mwyn i’r staff gweithredol gael mynediad iddynt.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi cynnal 342 o ymweliadau yn 2023/24 i wneud yn siŵr bod diffoddwyr tân yn gyfarwydd ag eiddo masnachol yn ardal eu gorsaf. Mae hyn yn 21.2 y cant o’r safleoedd (1,611) y mae’n eu hystyried ar gyfer yr ymweliadau hyn. Nid oes targed ar gyfer nifer nac amlder ymweliadau.

Dywedodd rhai aelodau o staff wrthym fod angen i’r gwasanaeth wella ei ddull o wneud yn siŵr ei fod yn nodi’r wybodaeth a gasglodd yn gadarn ac yn ei blaenoriaethu yn ôl risg. Mae diffyg goruchwyliaeth ganolog, sy’n golygu nad yw’n glir pa mor gyflym y mae’r gwasanaeth yn adolygu gwybodaeth risg. Nid oes unrhyw ddangosyddion perfformiad i sicrhau bod y gwasanaeth yn diweddaru cofnodion SSRI mewn pryd. Mae diffyg proses sy’n seiliedig ar risg i hysbysu pa mor aml y cynhelir adolygiadau yn golygu bod y penderfyniad yn seiliedig ar farn broffesiynol y sawl sy’n cynnal yr adolygiad.

Dim ond ychydig o dystiolaeth a welsom hefyd fod y gwasanaeth yn cyflawni unrhyw sicrwydd ansawdd yn systematig. Roedd peth o’r wybodaeth a adolygwyd gennym yn gyfyngedig, yn anghywir neu wedi dyddio. Er enghraifft, roedd rhai o’r cofnodion a archwiliwyd gennym ar gyfer safleoedd risg uchel yn hwyr yn cael eu hadolygu, ac nid oedd rhai cofnodion yn cynnwys lefel ddigonol o wybodaeth risg. Dywedodd rhai staff wrthym fod y broses yn ddryslyd. Dywedodd rhai hefyd nad oeddent wedi cael digon o hyfforddiant ar gasglu gwybodaeth risg.

Fe wnaethom ganfod rhywfaint o dystiolaeth o dimau amddiffyn, atal ac ymateb yn rhannu gwybodaeth risg er mwyn helpu i sicrhau dealltwriaeth gyffredin o risg. Gall staff ddefnyddio proses atgyfeirio. Gallant hefyd rannu gwybodaeth trwy weithgorau gweithredol. Fodd bynnag, dywedodd rhai staff wrthym fod angen i’r gwasanaeth wneud gwelliannau i sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei rhannu mewn ffordd gyson a chadarn rhwng pob adran, gan gynnwys rheoli tân.

Fe wnaethom ganfod y gallai’r gwasanaeth wella ei brosesau ar gyfer cofnodi a rhannu gwybodaeth risg tymor byr (dynamig) a brys. Gall y math hwn o wybodaeth risg ddod o ffynonellau fel y tîm gwydnwch a chynllunio, y tîm rheoli tân a/neu’r tîm diogelwch cymunedol. Mae rheolaeth tân yn cyhoeddi neges ‘fflach’ yn ei system symudiadau i rybuddio gweithredwyr am unrhyw wybodaeth risg tymor byr a/neu frys. Yna gellir trosglwyddo hwn i staff gweithredol sy’n ymateb i ddigwyddiad.

Nid yw’n glir sut mae’r gwasanaeth yn sicrhau ei hun bod yr holl wybodaeth yn cael ei chofnodi, ei rhannu a’i hadolygu’n gyson.

Roedd staff yn y lleoliadau y gwnaethom ymweld â nhw, gan gynnwys diffoddwyr tân a staff rheoli tân, yn gallu dangos i ni eu bod yn gallu cyrchu, defnyddio a rhannu gwybodaeth risg, pan oedd ar gael, i’w helpu i ddatrys digwyddiadau’n ddiogel.

Dylai’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae’n defnyddio gwybodaeth o weithgarwch gweithredol i lywio cynllunio, asesiadau risg a threfniadau cyflenwi tân

Dywedodd y gwasanaeth wrthym nad oedd wedi cynnal adolygiad o’i drefniadau gofal tân ers 2011. Ar adeg ein harolygiad, nid oedd ganddo bolisi diraddio dogfenedig. Mae’n defnyddio dull ‘statig’ sy’n cynnwys saith gorsaf allweddol y mae’n rhaid iddynt fod ar gael bob amser. Fodd bynnag, ni roddodd sail resymegol i ni o ran sut y dewisodd y saith gorsaf hynny.

Mae hyn yn golygu na all y gwasanaeth fod yn siŵr bod ei ragdybiaethau cynllunio, asesiadau risg a threfniadau gwarchodaeth tân yn gyfredol, effeithiol ac effeithlon. Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo wneud gwelliannau yn y maes hwn. Ei nod yw cyflwyno system adnoddau dynamig, y bydd yn ei defnyddio i roi golwg wedi’i diweddaru yn seiliedig ar ddata a gwybodaeth risg.

Prin oedd y dystiolaeth a welsom fod y gwasanaeth yn dysgu oddi wrth, ac yn gweithredu ar adborth, naill ai o weithgarwch gweithredol lleol neu genedlaethol. Nid yw’n glir pa mor dda y mae’r gwasanaeth yn cynnal ei ‘werthusiad dysgu ar ôl tân’ (a elwir yn LEAF). Nid yw staff bob amser yn gwybod pa ddysgu y mae’r gwasanaeth wedi’i nodi o ganlyniad i werthuso.

Mae proses ddysgu sefydliadol ar waith, ond nid yw’r gwasanaeth yn ei dilyn yn gyson. Dim ond ychydig o dystiolaeth a welsom fod y gwasanaeth yn archwilio canlyniadau ac yn eu defnyddio i wella ei ymateb gweithredol, na’i fod bob amser yn rhannu’r canlyniadau hynny ar draws y gwasanaeth.

Gwelsom dystiolaeth bod staff yn cymryd rhan mewn ymarferion i ymgyfarwyddo â risg yn ardal eu gorsaf, ond nid oedd yr ymarferion hyn wedi’u strwythuro’n rheolaidd, ac nid oeddent yn gyson ar draws y gwasanaeth.

Mae gan y gwasanaeth gofrestrau risg ar waith i fonitro risgiau sylweddol

Mae gan y gwasanaeth gofrestrau risg adrannol ar waith i fonitro risgiau sylweddol sy’n deillio o un neu fwy o adrannau ac yn effeithio arnynt. Mae’n monitro unrhyw risgiau gwasanaeth cyfan drwy’r gofrestr risg strategol.

Pan wnaethom adolygu’r cofrestrau, canfuom fod rhai risgiau mewn cofrestrau risg adrannol yn strategol, yn hytrach nag yn benodol i adran. Roedd y rhain yn cynnwys risgiau yn ymwneud ag iechyd a lles staff, a diweddariadau cyfeiriad post a ddefnyddiwyd i danategu systemau gwybodaeth allweddol amrywiol. Nid yw rhai risgiau, megis cadw staff, wedi’u rhestru yn y cofrestrau.

Fe wnaethom ganfod bod rhai o’r manylion yn y cofrestrau yn aneglur. Yn y gofrestr risg strategol, nid oedd eitem am ymosodiadau arfog difaol (MTAs) yn glir a oedd yn cyfeirio at allu MTA y gwasanaeth neu ymosodiad ar bencadlys y gwasanaeth. Canfuom hefyd ddiffyg manylion am COVID-19 yn y gofrestr risg. Dylai’r gwasanaeth sicrhau ei fod yn adolygu ac yn diweddaru ei gofrestrau risg yn rheolaidd.

Atal tanau a risgiau eraill

Rhaid i wasanaethau tân ac achub hybu diogelwch tân, gan gynnwys rhoi cyngor diogelwch tân. Er mwyn nodi’r bobl sy’n wynebu’r perygl mwyaf o dân, dylai gwasanaethau weithio’n agos gyda sefydliadau eraill yn y sectorau cyhoeddus a gwirfoddol, a chyda’r heddlu a’r gwasanaethau ambiwlans. Dylent rannu cudd-wybodaeth a gwybodaeth risg gyda’r sefydliadau eraill hyn pan ydynt yn nodi bregusrwydd neu gamfanteisio.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Mae angen i’r gwasanaeth ddatblygu ei strategaeth atal

Nid oes gan y gwasanaeth strategaeth atal fanwl. Mae hyn yn golygu nad yw’n glir sut y gall y gwasanaeth sicrhau bod ei weithgarwch yn cyd-fynd â’i gynllun strategol, a sut y dylai flaenoriaethu ei weithgareddau o ddydd i ddydd. Heb strategaeth atal, nid oes unrhyw sail resymegol glir ar gyfer lefel y gweithgarwch sydd ei hangen arni i atal tanau a risgiau eraill.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod gwaith ar y gweill i ddatblygu cynllun adrannol tair blynedd, a fydd yn egluro sut mae’r amcanion a’r canlyniadau atal yn cyd-fynd â chynllun strategol trosfwaol y gwasanaeth.

Mae gan y gwasanaeth dîm diogelwch cymunedol mawr, sy’n gweithio ar draws pob un o’r deg awdurdod unedol yn ardal y gwasanaeth. Mae staff diogelwch cymunedol a gweithredol mewn gorsafoedd yn gwneud gwaith atal. Mae staff yr orsaf yn datblygu eu CRMP eu hunain gan ddefnyddio eu gwybodaeth leol a pheth data. Fodd bynnag, canfuom fod y CRMPs yn anghyson o ran nodi risgiau a blaenoriaethau lleol yn effeithiol. Gwelsom hefyd nad oedd y tîm diogelwch cymunedol bob amser yn gwybod am y gweithgareddau atal y mae staff yr orsaf yn eu cynnal ac nad oeddent bob amser yn cymryd rhan ynddynt, ac i’r gwrthwyneb.

Nid yw arfer da a thueddiadau a nodir mewn un maes bob amser yn cael eu rhannu ag eraill.

Nid yw’r gwasanaeth bob amser yn blaenoriaethu’r rhai sy’n wynebu’r risg fwyaf

Mae’r gwasanaeth yn cynnal amrywiaeth o ymyriadau. Fel rhan o’i wiriadau diogelwch yn y cartref (HSCs), mae’n rhoi cyngor ar ddiogelwch cyffredinol, canfod tân yn y cartref, celcio, diogelwch trydanol, ysmygu, a charbon monocsid, ymhlith pethau eraill. Mae’r gwasanaeth hefyd yn cymryd rhan yn wythnosau diogelwch tân y Cyngor Penaethiaid Tân Cenedlaethol (NFCC), gan roi cyngor tân, dŵr a diogelwch ffyrdd mewn ysgolion ac mewn digwyddiadau cymunedol.

Mae’r gwasanaeth yn defnyddio rhywfaint o wybodaeth a data i dargedu ei weithgarwch atal, er enghraifft, data’r Cyfrifiad, NHS Open Exeter ac Acorn, yn ogystal â’i ddata digwyddiadau ei hun.

Mae data a gyhoeddwyd gan StatsCymru yn dangos bod y gwasanaeth wedi cynnal 15,003 o HSCs ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2024, sy’n gynnydd o gymharu â’r 12,308 o HSCs a gynhaliodd y flwyddyn flaenorol. Mae’n nodi derbynwyr HSCs trwy atgyfeiriadau ac ymgyrchoedd partner, o ganlyniad i geisiadau gan aelodau’r cyhoedd, ac ar ôl digwyddiadau.

Pan fydd y gwasanaeth yn derbyn atgyfeiriad, mae’n nodi’n glir pa mor agored i niwed yw’r person. Mae’n asesu’r wybodaeth hon, ac mae aelod o’r tîm diogelwch yn y cartref yn pennu lefel risg. Mae’r tîm yn ystyried ffactorau risg megis oedran, symudedd, ac a yw’r person yn byw ar ei ben ei hun neu wedi bod yn celcio, ymhlith pethau eraill. O HSCs y gwasanaeth a gynhaliwyd yn 2023/24, roedd gan 77.5 y cant (11,629 o 15,003) un neu fwy o ffactorau risg wedi’u cofnodi, ac roedd 18.1 y cant (2,718 o 15,003) yn ymwneud â phedwar ffactor risg neu fwy.

Mae’r tîm diogelwch cymunedol yn cynnal HSCs ar gyfer pobl â’r risgiau mwyaf cymhleth. Mae staff gorsafoedd lleol yn cynnal HSCs ar gyfer y rhai yr aseswyd eu bod yn risg canolig i isel.

Nid oes gan staff diogelwch cymunedol darged ar gyfer nifer y HSCs y dylent eu cyflawni. Mae gan staff yr orsaf darged o gynnal 12 HSC fesul gwylfa y mis. Fodd bynnag, nid oedd holl staff yr orsaf y siaradwyd â hwy yn gwybod am hyn. Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod y targed hwn yn seiliedig ar gyllid a chapasiti, ac nid oedd tystiolaeth bod risg yn cael ei hystyried.

Mae gan staff hefyd darged o gwblhau HSC o fewn 45 diwrnod i dderbyn yr atgyfeiriad, beth bynnag fo lefel y risg. Canfuom dystiolaeth a oedd yn dangos, er bod rhai HSCs yn cael eu blaenoriaethu yn unol â lefel y risg sy’n gysylltiedig â’r person, nid oedd rhai ohonynt. Yn yr achosion hynny, mae staff yn cynnal y HSCs yn gronolegol.

O ganlyniad, efallai na fydd aelodau’r cyhoedd, gan gynnwys pobl agored i niwed, yn cael y cymorth sydd ei angen arnynt.

Mae angen i’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae’n sicrhau ansawdd HSCs i wneud yn siŵr ei fod yn eu cwblhau i safon gyson

Mae gan staff y sgiliau cywir a’r hyder i gynnal HSCs, a dywedodd rhai wrthym am yr hyfforddiant a gawsant ar gymorth cyntaf, dementia a thrais domestig.

Ceir rhywfaint o dystiolaeth bod staff yn sicrhau ansawdd HSCs, ond nid yw’r holl staff sy’n ymwneud â gweithgareddau atal yn gwneud hyn yn gyson. Dadansoddwyd sampl o gofnodion HSC gennym, a chanfuom amrywiad yn lefel y manylder yr oedd staff wedi’i gofnodi am y cyngor a roddwyd ganddynt. Mae’r cofnodion hefyd yn dangos nad yw pob HSC yn cael ei flaenoriaethu yn ôl risg.

Gall staff ymateb i bryderon diogelu

Mae gan y gwasanaeth broses ar waith i ymateb i bryderon diogelu. Mae’n darparu modiwl e-ddysgu diogelu gorfodol, y dylai pob aelod o staff ei gwblhau. Fodd bynnag, pan wnaethom adolygu sampl o gofnodion hyfforddi, canfuom nad oedd yr holl staff wedi cwblhau’r hyfforddiant hwnnw. Dylai’r gwasanaeth sicrhau bod ei holl staff yn cwblhau’r hyfforddiant gorfodol.

Dywedodd y rhan fwyaf o’r staff y gwnaethom eu cyfweld eu bod yn teimlo’n hyderus ac wedi’u hyfforddi i weithredu’n briodol ac yn brydlon. Dywedodd y staff wrthym am wahanol ddigwyddiadau lle’r oeddent wedi gweithredu. Dywedodd un aelod o staff wrthym ei fod, wrth gynnal HSC, wedi nodi tystiolaeth o gelcio. Arweiniodd hyn at atgyfeiriad at ymarferydd diogelwch cymunedol a gwasanaethau cymdeithasol. Dywedodd aelod arall o staff wrthym ei fod wedi gwneud atgyfeiriad diogelu ar ôl i berson gael profedigaeth deuluol. Rhoddodd hyn gymorth mawr ei angen i riant unigol.

Mae’r gwasanaeth yn gweithio’n dda gyda sefydliadau partner

Mae’r gwasanaeth yn gweithio ag amrywiaeth o sefydliadau eraill i atal tanau ac argyfyngau eraill.

Gwelsom dystiolaeth bod y gwasanaeth yn atgyfeirio’r bobl sy’n wynebu’r risg fwyaf yn rheolaidd at sefydliadau a allai ddiwallu eu hanghenion yn well. Mae’n gweithio’n effeithiol gyda sefydliadau partner i gefnogi pobl hŷn yn eu cartrefi. Er enghraifft, mae’n gweithio gyda’r elusen Gofal a Thrwsio, gan ymateb i atgyfeiriadau i roi cyngor a gwneud addasiadau, megis gosod systemau larwm neu ddillad gwely sy’n gwrthsefyll tân i bobl fyddar.

Mae’r gwasanaeth hefyd yn derbyn atgyfeiriadau HSC gan sefydliadau eraill. Mae data a gyhoeddwyd gan StatsCymru yn dangos, yn y flwyddyn hyd at 31 Mawrth 2024, bod 23.6 y cant o’r HSCs a gynhaliwyd gan y gwasanaeth (3,544 o 15,003) yn dilyn atgyfeiriad gan asiantaeth arall.

Mae’r gwasanaeth hefyd yn atgyfeirio pobl fregus at sefydliadau partner fel eu bod yn derbyn y cymorth cywir. Gallai hyn gynnwys help gyda budd-daliadau, neu osod cymhorthion diogelwch fel canllawiau.

Nid yw’n glir, fodd bynnag, a yw’r gwasanaeth yn defnyddio’r mewnwelediadau y mae’n eu hennill yn ystod ei weithgareddau i herio rhagdybiaethau cynllunio a llywio’r ffordd y mae’n targedu gweithgarwch atal.

Dywedodd staff wrthym hefyd am weithgareddau atal a gyflawnwyd ganddynt gyda sefydliadau partner. Mae’r rhain yn cynnwys:

• gweithio gyda Deliveroo a Chyngor Caerdydd ar ddiogelwch beiciau trydan;
• mynychu ysgolion lleol ar draws ardal y gwasanaeth i gyfleu negeseuon diogelwch; a
• gweithio gyda chymuned Asiaidd Christchurch a Chyngor Dinas Casnewydd i roi negeseuon diogelwch i blant sy’n cael eu haddysgu gartref.

Mae gan y gwasanaeth fentrau ar waith i fynd i’r afael â chynnau tanau ac ymddygiad gwrthgymdeithasol

Mae gan y gwasanaeth ystod o ymyriadau addas ac effeithiol i dargedu ac addysgu pobl ag anghenion gwahanol, gan gynnwys y rhai sy’n dangos arwyddion o ymddygiad cynnau tanau.

Mae’r tîm lleihau llosgi bwriadol yn cefnogi staff gweithredol ac yn rhannu mewnwelediadau â sefydliadau partner, gan ganolbwyntio ar faterion penodol y mae wedi’u nodi. Mae’r tîm yn hyrwyddo diogelwch cymunedol tra’n gweithio i leihau tanau bwriadol ac ymosodiadau ar ddiffoddwyr tân. Er enghraifft, o gwmpas Noson Tân Gwyllt, mae’n cynnal Ymgyrch Bang i roi negeseuon i’r cyhoedd am ddiogelwch.

Mae’r gwasanaeth hefyd yn gweithio gyda phobl ifanc i leihau ymddygiad gwrthgymdeithasol. Mae’n cynnal prosiectau sy’n cynnwys siarad â phobl ifanc a’u hysbysu am beryglon llosgi bwriadol a throseddu. Ond ar adeg ein harolygiad, dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi rhoi’r gorau i rywfaint o’r gweithgarwch hwn oherwydd diffyg adnoddau. Dylai’r gwasanaeth adolygu ei ofynion adnoddau ar gyfer y gwaith hwn. Mae’r gwasanaeth yn cynnal rhaglen cadetiaid, sy’n cynnig cyfle i bobl ifanc ddatblygu sgiliau personol a chymdeithasol trwy weithgareddau sy’n hybu hunanddisgyblaeth a gwaith tîm.

Mae cynnal y gweithgareddau hyn yn dangos cydymffurfiad y gwasanaeth â Deddf llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015.

Pan fo’n briodol, mae’r gwasanaeth yn rhannu gwybodaeth gyda sefydliadau perthnasol, megis yr heddlu ac elusennau cymorth i fenywod, i gefnogi erlyn pobl sy’n cynnau tanau’n fwriadol.

Mae’r gwasanaeth yn cymryd camau i hyrwyddo diogelwch dŵr

Ers 2017, mae ymateb i lifogydd ac achub o ddŵr wedi bod yn ddyletswyddau statudol i wasanaethau tân ac achub Cymru. Mae’r gwasanaeth yn gweithio gyda grwpiau diogelwch dŵr, yn ogystal ag asiantaethau partner megis awdurdodau lleol, yr heddlu, gwylwyr y glannau a Sefydliad Cenedlaethol Brenhinol y Badau Achub. Mae hyn yn caniatáu i’r sefydliadau hynny rannu arfer gorau a gweithio’n gydlynol i ddarparu addysg, ac i hyrwyddo negeseuon ac ymgyrchoedd diogelwch.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn cynnal ymgyrchoedd diogelwch mewn ardaloedd risg uchel ger afonydd. Mae hefyd yn gweithio gyda sefydliadau achub dŵr elusennol, gan eu cynnwys mewn digwyddiadau cyhoeddus fel sioeau amaethyddol a diwrnodau agored gorsafoedd tân.

Dywedodd staff mewn rhai gorsafoedd wrthym eu bod yn rhoi cyngor ar ddiogelwch dŵr wrth ymweld ag ysgolion a mynychu digwyddiadau cymunedol. Mae gan y gwasanaeth gerbyd addysg dŵr, y gall ei anfon i ddigwyddiadau lleol. Gall y cerbyd efelychu’r hyn sy’n digwydd i berson mewn senarios yn ymwneud â dŵr.

Mae’r gwasanaeth hefyd yn elwa o weithio mewn partneriaeth â Chymdeithas Achub Ardal Hafren, sy’n elusen bad achub gwirfoddol ac yn elusen chwilio ac achub mewndirol. Mae hyn yn helpu’r gwasanaeth i wella ei ddealltwriaeth o’r gwahanol fathau o risgiau yn ymwneud ag achub o ddŵr.

Mae angen i’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae’n gwerthuso ei weithgareddau atal

Er bod y gwasanaeth yn cynnal amrywiaeth o weithgareddau atal, prin oedd y dystiolaeth a welsom ei fod wedi cynnal gwerthusiad er mwyn deall:

• pa mor effeithiol yw ei weithgarwch; a
• sut mae’n sicrhau bod ei holl gymunedau yn cael mynediad priodol at weithgarwch atal sy’n diwallu eu hanghenion.

O ganlyniad, mae’r gwasanaeth yn colli cyfleoedd i wella ei waith atal ar gyfer y cyhoedd. Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo ddatblygu’r ffordd y mae’n gwerthuso ei weithgareddau atal.

Diogelu’r cyhoedd trwy reoleiddio tân

Dylai pob gwasanaeth tân ac achub asesu risgiau tân mewn adeiladau penodol a, lle bo angen, ei gwneud yn ofynnol i berchnogion adeiladau gydymffurfio â deddfwriaeth diogelwch tân. Mae pob gwasanaeth yn penderfynu faint o asesiadau o safleoedd risg uchel y mae’n eu cynnal bob blwyddyn. Er mwyn gwneud hyn, dylai fod ganddo raglen arolygu seiliedig ar risg a bennir yn lleol ar gyfer gorfodi’r ddeddfwriaeth, ac i flaenoriaethu a chanolbwyntio ei weithgarwch archwilio.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Nid oes gan y gwasanaeth raglen arolygu gyfredol ar sail risg

Nid oes gan y gwasanaeth strategaeth amddiffyn gymeradwy na rhaglen arolygu ar sail risg. Nid yw ei gynllun strategol ychwaith yn cynnwys manylion am y risgiau y mae’r gwasanaeth wedi’u nodi, a sut y mae’n bwriadu eu targedu. Nid oes gan y gwasanaeth unrhyw olwg glir o lefel y gweithgarwch sydd ei angen arno er mwyn arolygu, rheoleiddio a gorfodi diogelwch tân, na sut y dylai flaenoriaethu ei weithgareddau o ddydd i ddydd.

Ychydig iawn o archwiliadau sy’n cael eu cynnal gan y gwasanaeth o safleoedd risg uchel hunan-ddiffiniedig. Mae data a ddarparwyd gan y gwasanaeth yn dangos ei fod, ar 31 Mawrth 2024, wedi archwilio 4.9 y cant o’r safleoedd risg uchel yn ei ardal (341 allan o 6,932).

Fodd bynnag, mae’r gwasanaeth wedi lleihau cyfran yr archwiliadau gyda chanlyniad ‘dim gweithredu pellach’. Mae data a gyhoeddwyd gan StatsCymru yn dangos bod y gwasanaeth wedi cynnal 625 o archwiliadau diogelwch tân yn 2023/24. O’r rhain, ni arweiniodd 16.8 y cant (105 allan o 625) at unrhyw gamau pellach, o gymharu â 21.8 y cant (143 allan o 655) y flwyddyn flaenorol.

Gwelsom nad oedd y gwasanaeth yn archwilio nac yn targedu adeiladau yn gyson ar sail risg. Nid yw’n glir ychwaith pa amserlenni y mae’r gwasanaeth yn gweithio tuag atynt. Mae’n defnyddio system SharePoint i storio cofnodion diogelu, ond nid oes ganddo system awtomataidd i flaenoriaethu archwiliadau yn seiliedig ar risg.

Oherwydd diffyg system effeithiol, mae’r gwasanaeth yn dibynnu ar broses â llaw i flaenoriaethu ei weithgarwch arolygu. Mae’n ystyried ffactorau megis y math o adeilad, a gwybodaeth hanesyddol. Fodd bynnag, nid yw’r wybodaeth bob amser yn gywir felly mae staff yn defnyddio barn broffesiynol.

Yn ystod ein harolygiad, adolygwyd sampl o gofnodion archwilio gennym. Gwelsom dystiolaeth o amserlen ailarolygu annigonol ar gyfer llety cysgu. Er enghraifft, roedd cofnodion ar gyfer gwesty yn dangos bod deng mlynedd wedi mynd heibio rhwng archwiliadau.

Gwelsom dystiolaeth hefyd nad oedd y gwasanaeth yn archwilio cartrefi gofal sydd newydd eu cofrestru yn ddigon cyflym mewn modd priodol. Er enghraifft, cafodd cartref gofal newydd archwiliad gan y gwasanaeth bum mlynedd ar ôl iddo gael ei agofrestru.

Nid oedd y gwasanaeth wedi cynnal unrhyw weithgarwch diogelwch tân mewn perthynas ag eiddo diwydiannol a oedd wedi cael tân sylweddol yn flaenorol a arweiniodd at un farwolaeth.

Canfuom, ar ôl tân, nad oedd y gwasanaeth yn cynnal arolygiadau nac archwiliadau diogelwch tân ar ôl digwyddiad fel mater o drefn mewn eiddo a gwmpesir gan Orchymyn Diwygio Rheoleiddio (Diogelwch Tân 2005. Ni allem ddod o hyd i unrhyw gofnodion yn gysylltiedig â thri eiddo lle bu tanau ers 2022.

Ni welsom unrhyw gofnodion o archwiliadau ar ôl tân a gynhaliwyd, na chofnodion gan y swyddog desg ar ddyletswydd neu arolygydd diogelwch tân arall yn cadarnhau pa benderfyniadau a wnaed ar ôl tân.

Mae proses arolygu’r gwasanaeth yn llafurddwys. Mae hyn oherwydd diffyg proses effeithiol yn seiliedig ar risg a system gwybodaeth reoli i flaenoriaethu arolygiadau, gan gynnwys gweithgarwch ailymweld. Yn bwysicaf oll, efallai bod y gwasanaeth yn colli rhai adeiladau risg uchel y mae angen iddo eu harchwilio.

Mae gwaith amddiffyn yn digwydd ar ei ben ei hun, yn hytrach nag ar draws y gwasanaeth cyfan. Prin oedd y dystiolaeth a ganfuom fod diffoddwyr tân y gwasanaeth wedi nodi pryderon diogelwch am safleoedd i’r tîm amddiffyn pan oeddent yn ymateb i ddigwyddiad neu’n cynnal ymweliad risg safle-benodol.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi dechrau cynllun peilot mewn chwe gorsaf lle roedd staff gweithredol yn cynnal gwiriadau mewn safleoedd masnachol bach. Ond canfuom nad oedd staff mewn rhai o’r gorsafoedd dan sylw yn gwybod amdano ac nad oeddent yn cymryd rhan weithredol yn y peilot.

Canfuom hefyd nad oedd rhai swyddogion arolygu diogelwch tân busnes yn gwybod am weithgareddau a oedd yn digwydd fel rhan o weithgor adeiladau uchel y gwasanaeth. Nid ydynt ychwaith yn gwybod am yr argymhellion cysylltiedig, na pha adeiladau sydd dan sylw. Dylai’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae’n cyfathrebu cynnydd y grŵp hwn.

Mae cofnodion archwilio diogelwch tân o safon dderbyniol

Fe wnaethom adolygu amrywiaeth o archwiliadau yr oedd y gwasanaeth wedi’u cynnal mewn adeiladau ar draws ei ardal. Roedd y rhain yn cynnwys archwiliadau:

• ar ôl tanau mewn eiddo lle mae deddfwriaeth diogelwch tân yn berthnasol;
• ar ôl cymryd camau gorfodi; a
• mewn adeiladau uchel, risg uchel.

Cwblhawyd yr archwiliadau a adolygwyd gennym i safon uchel mewn ffordd gyson, systematig ac yn unol â pholisïau’r gwasanaeth.

Gwelsom rywfaint o dystiolaeth bod y gwasanaeth wedi sicrhau bod gwybodaeth berthnasol o’i archwiliadau ar gael i dimau gweithredol a gweithredwyr rheoli tân. Neilltuir swyddogion amddiffyn i orsafoedd i roi’r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am faterion sy’n ymwneud ag amddiffyn. Fodd bynnag, nid yw’n glir pa mor effeithiol yw’r system hon. Dywedodd rhai o’r staff wrthym nad oedd y tîm rheoli tân bellach yn cael hysbysiad pan oedd y gwasanaeth yn cyflwyno hysbysiadau gorfodi ar y safle. Mae hyn yn golygu na all drosglwyddo’r holl wybodaeth berthnasol i staff sy’n ymateb i ddigwyddiad.

Mae’r gwasanaeth yn sicrhau ansawdd archwiliadau diogelwch tân

Mae’r gwasanaeth yn sicrhau ansawdd yn gymesur o’i weithgareddau diogelu. Mae ganddo broses sicrhau ansawdd gadarn ar waith ar gyfer cynnal archwiliadau a chyhoeddi llythyrau a hysbysiadau.

Fe wnaethom adolygu nifer o ffeiliau diogelwch tân a chanfod bod sicrwydd ansawdd priodol yn digwydd. Gwelsom dystiolaeth fod rheolwyr llinell yn adolygu archwiliadau, gohebiaeth gysylltiedig a hysbysiadau.

Mae’r gwasanaeth yn cymryd camau gorfodi priodol

Mae’r gwasanaeth yn defnyddio ei ystod lawn o bwerau gorfodi, a phan fo’n briodol, mae’n erlyn y rhai nad ydynt yn cydymffurfio â rheoliadau diogelwch tân.

Yn y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2024, cyhoeddodd y gwasanaeth 429 o hysbysiadau anffurfiol, 82 o hysbysiadau gorfodi a 9 hysbysiad gwahardd, a chynhaliodd 1 erlyniad. Yn y pum mlynedd o 2019/20 i 2023/24, cynhaliodd ddeg erlyniad.

Dywedodd staff wrthym fod y tîm amddiffyn yn gweithio gyda chyrff rheoleiddio eraill megis grŵp gorfodi De Cymru, grwpiau cynghori ar ddiogelwch, yr heddlu a rheoli adeiladu.

Gwelsom dystiolaeth hefyd fod y gwasanaeth yn monitro hysbysiadau gorfodi yn effeithiol. Mae ganddo broses i ailymweld ag eiddo sydd wedi bod yn destun camau gorfodi. Mae’r tîm cydymffurfio yn cynnal adolygiadau achos rheolaidd, ac mae gan y gwasanaeth fynediad at fargyfreithiwr annibynnol sy’n arbenigo mewn cyfraith tân.

Fodd bynnag, nid oes trefniant ffurfiol ar waith i arolygwyr cymwys fod ar gael 24 awr y dydd, 7 diwrnod yr wythnos i roi cyngor gorfodi ac i gymryd camau pan fo angen. Ar adeg ein harolygiad, roedd y gwaith hwn yn cael ei wneud ar sail rota anffurfiol.

Mae angen i’r gwasanaeth sicrhau bod ganddo ddigon o staff â chymwysterau addas i fodloni ei ofynion diogelwch tân

Mae staff yn cael yr hyfforddiant cywir ac yn gweithio i achrediad priodol. Mae swyddogion arolygu wedi’u hyfforddi i’r diploma lefel 4 mewn diogelwch tân, sydd ei angen arnynt er mwyn cynnal archwiliadau mewn safleoedd risg uchel. Roedd y staff amddiffyn y siaradwyd â hwy yn gadarnhaol ar y cyfan am yr hyfforddiant a gawsant.

Fodd bynnag, nid oes gan y gwasanaeth ddigon o staff amddiffyn cymwys i ymweld a chynnal archwiliadau yn ei holl eiddo risg uchel. Ym mis Medi 2024, roedd gan 50 y cant o swyddogion amddiffyn (19 allan o 38) ddiploma lefel 4 mewn diogelwch tân.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod diffyg staff â chymwysterau addas yn cyfrannu at ôl-groniad o geisiadau am ymgynghoriadau adeiladau. Dywedodd fod diffyg staff hefyd yn golygu na allai’r gwasanaeth weithio’n weithredol ar gynlluniau awdurdodau sylfaenol (PAS). Mae’r gwasanaeth hefyd yn cydnabod bod angen mwy o staff arno fel y gall fynd i’r afael â phroblemau ansawdd data yn ei gofnodion diogelu.

Nid oes gan y gwasanaeth gynllun gweithlu. Mae hyn yn golygu nad yw’n glir sut y gall y gwasanaeth fod yn sicr bod ganddo ddigon o staff. Nid oes ganddo ychwaith gynlluniau hyfforddi a olyniaeth priodol i ymdrin â galw yn y dyfodol. Ceir rhagor o fanylion am gynlluniau’r gweithlu yn yr adran ‘Cael y bobl iawn â’r sgiliau cywir’ yn yr adroddiad hwn.

Mae angen i’r gwasanaeth fod yn glir ynghylch sut y bydd yn bodloni ei ofynion archwilio ar gyfer adeiladau uchel iawn

Cyflwynwyd Deddf Diogelwch Adeiladau 2022 i sicrhau gwell rheoleiddio a rheoli ar gyfer adeiladau uchel. Mae cynllun strategol y gwasanaeth yn nodi bod fforwm gwaith wedi’i sefydlu gyda Llywodraeth Cymru, peirianwyr tân a gwasanaethau tân ac achub eraill yng Nghymru i lunio rhaglen archwilio ar sail risg ar gyfer adeiladau uchel iawn. Fodd bynnag, nid oes gan y cynllun unrhyw fanylion am yr hyn y mae’r gwasanaeth yn disgwyl i’r rhaglen ei gyflawni, nac erbyn pryd.

Ar adeg ein harolygiad, dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yng ngham tri o archwilio’r adeiladau uchel iawn yn ei ardal. Pwrpas yr archwiliadau yw sicrhau bod perchnogion adeiladau yn gwybod am ddiffygion a’u cyfrifoldebau i’w cywiro.

Mae gan y gwasanaeth restr o safleoedd sydd wedi derbyn arolygon adfer ymwthiol. Dywedodd wrthym y byddai’n cynnal archwiliadau o’r eiddo hyn fel blaenoriaeth. Fodd bynnag, ni allai roi amserlen i ni ar gyfer cyflawni’r gwaith hwn. Roedd hyn oherwydd yr her o gydbwyso adnoddau, gallu a gwaith arall. Ni allai’r gwasanaeth fod yn glir ynghylch pa gynnydd yr oedd wedi’i wneud ar gam tri o’i raglen archwilio.

Mae’r gwasanaeth hefyd wedi cofnodi gwybodaeth risg a chynlluniau llawr ar gyfer adeiladau uchel iawn, y gall staff gweithredol eu defnyddio. Fodd bynnag, pan wnaethom adolygu sampl o’r wybodaeth risg honno, canfuom ei bod ar gael ar gyfer rhai adeiladau uchel ond nid pob un.

Mae’r gwasanaeth yn gweithio’n effeithiol gydag asiantaethau gorfodi eraill

Mae’r gwasanaeth yn gweithio’n agos gydag asiantaethau gorfodi eraill i reoleiddio diogelwch tân, ac mae’n cyfnewid gwybodaeth risg gyda nhw fel mater o drefn. Mae’n cynnal archwiliadau gyda phartneriaid fel awdurdodau lleol a Llywodraeth Cymru.

Fe wnaethom adolygu sawl ffeil diogelwch tân a chanfod bod y gwasanaeth yn hysbysu asiantaethau allanol yn briodol, megis adrannau rheoli adeiladu awdurdodau lleol ac Arolygiaeth Gofal Cymru, am y camau gorfodi yr oedd wedi’u cymryd ar safleoedd a allai ddod o dan eu rheolaeth. Gwelsom dystiolaeth hefyd fod y gwasanaeth yn cymryd camau gorfodi ar y cyd â’r heddlu ac awdurdodau lleol.

Mae angen i’r gwasanaeth wella ei ymateb i geisiadau ymgynghori adeiladau

Nid yw’r gwasanaeth bob amser yn ymateb i ymgynghoriadau adeiladu ar amser. Mae hyn yn golygu nad yw’n bodloni ei gyfrifoldeb statudol yn gyson i wneud sylwadau ar drefniadau diogelwch tân mewn adeiladau newydd ac adeiladau sydd wedi’u haddasu.

Yn 2023/24, ymatebodd y gwasanaeth i 71.5 y cant o ymgynghoriadau adeiladu (804 allan o 1,125) o fewn yr amserlen ofynnol. Mae hyn yn ostyngiad o gymharu â 2022/23, pan ymatebodd i 94.1 y cant o ymgynghoriadau adeiladu (1,186 allan o 1,260) o fewn yr amserlen ofynnol.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod symudiadau staff ac ymddeoliadau wedi golygu bod cael yr adnoddau cywir yn eu lle i ymdrin â’r ceisiadau hyn wedi bod yn her. Ar adeg ein harolygiad, roedd y gwasanaeth wedi dosbarthu’r gwaith hwn i’r holl staff cymwys.

Gallai’r gwasanaeth wneud mwy i weithio gyda busnesau lleol

Gallai’r gwasanaeth wneud mwy i weithio gyda busnesau lleol a sefydliadau eraill i hyrwyddo cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelwch tân. Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod ganddo bedwar PAS, a oedd yn rhoi cyngor i fusnesau mawr a bach ynghylch cydymffurfio â deddfwriaeth diogelwch tân. Mae PAS Cartrefi Cymunedol Cymru yn gweithio’n dda, ac mae’r gwasanaeth yn gweithio gyda nifer o gymdeithasau tai oherwydd y cynllun hwn. Fodd bynnag, nid yw PASs eraill yn effeithiol, ac nid ydynt yn cynhyrchu llawer o weithgarwch.

Ar wahân i waith y PASs, mae gwaith gyda busnesau yn digwydd ar sylfaen ad hoc. Mae’r gwasanaeth yn cyfeirio cyflogwyr at wybodaeth ar ei wefan.

Mae’r gwasanaeth yn bwriadu lleihau signalau tân diangen

Mae’r gwasanaeth wedi bod yn araf i leihau nifer y signalau tân diangen. Ar adeg ein harolygiad, roedd y gwasanaeth yn mynychu pob larwm tân awtomatig, oni bai bod person cyfrifol neu’r ganolfan dderbyn larwm yn cadarnhau nad oedd tân. Yn 2023/24, ni fynychodd y gwasanaeth 21.9 y cant o larymau tân awtomatig.

Mae rheolwyr gorsafoedd lleol yn gweithio ar nodi a datrys problemau gyda larymau ailadroddus. Os bydd materion yn parhau, gall tîm diogelwch tân y busnes wedyn gynnal cyfathrebu pellach, archwiliadau, a chamau gorfodi anffurfiol neu ffurfiol. Er gwaethaf y gwaith hwn, mae nifer y galwadau diangen y mae’r gwasanaeth yn eu mynychu wedi cynyddu. Mae data a gyhoeddwyd gan StatsCymru yn dangos bod y gwasanaeth wedi mynychu 8,874 o alwadau diangen yn 2023/24, o gymharu ag 8,347 y flwyddyn flaenorol.

Mae hyn yn golygu efallai na fydd injans tân ar gael i ymateb i ddigwyddiadau dilys oherwydd eu bod yn mynychu galwadau diangen. Mae hefyd yn creu risg i’r cyhoedd os bydd mwy o beiriannau tân yn teithio ar gyflymder uchel ar y ffyrdd i ymateb i’r digwyddiadau hyn.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn bwriadu cyflwyno polisi newydd ar signalau tân diangen yn gynnar yn 2025.

Ymateb i danau ac argyfyngau eraill

Rhaid i wasanaethau tân ac achub allu ymateb i amrywiaeth o ddigwyddiadau megis tanau, gwrthdrawiadau traffig ar y ffyrdd ac argyfyngau eraill yn eu hardaloedd.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Mae angen i’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae’n goruchwylio perfformiad ymateb, yn unol â’i gynllun strategol

Mae diweddariad cynllun strategol y gwasanaeth, a gyhoeddwyd ganddo ym mis Ebrill 2024, yn nodi bod y gwasanaeth yn mesur cynnydd ar ymateb yn gyflym ac yn effeithiol drwy’r galwadau y mae’n eu derbyn, y digwyddiadau y mae’n eu mynychu, recriwtio, a gweithgareddau hyfforddi a datblygu. Er y gallai’r elfennau hyn helpu’r gwasanaeth i fesur effeithiolrwydd, nid yw’n glir sut mae’r gwasanaeth yn eu defnyddio i fesur prydlondeb ei ymateb.

Nid oes unrhyw safonau perfformiad ymateb cenedlaethol ar gyfer y cyhoedd, ac nid yw’r gwasanaeth wedi diffinio na chyhoeddi ei rai ei hun. Roedd data a gawsom gan Lywodraeth Cymru yn dangos mai 10 munud a 59 eiliad oedd amser ymateb cyfartalog y gwasanaeth i brif danau yn 2022/23 (a gyfrifwyd drwy gymharu amser yr alwad â’r amser y cyrhaeddodd y cerbyd cyntaf y digwyddiad). Mae hyn yn hwy na’i amser ymateb cyfartalog i brif danau yn 2021/22, sef 10 munud a 32 eiliad.

Gwelsom nad oedd y gwasanaeth yn goruchwylio nac yn rheoli perfformiad mewn perthynas ag amseroedd trin galwadau ym maes rheoli tân. Mae’r pwyslais ar ansawdd yr alwad, yn hytrach na pha mor hir y mae’r alwad yn parhau. Pan wnaethom ddadansoddi sampl o logiau galwadau, canfuom rywfaint o dystiolaeth o alwadau’n parhau am amser hir, heb unrhyw sail resymegol dros pam y digwyddodd hyn.

Mae’r gwasanaeth yn monitro amseroedd ymateb peiriannau tân ar alwad, ond nid rhai adnoddau amser cyflawn. Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi sefydlu proses graffu ar yr holl amseroedd ymateb yn ddiweddar. Bob dau fis, mae’n cynnal cyfarfod i drafod faint o amser y mae’n ei gymryd i’r adran reoli tân ateb galwadau, faint o amser y mae’n ei gymryd i anfon peiriannau tân, faint o amser y mae diffoddwyr tân yn ei dreulio mewn digwyddiadau, a materion ymateb eraill. Dywedodd wrthym hefyd ei fod yn datblygu mwy o ffyrdd o ddefnyddio data i lywio ei berfformiad ymateb.

Mae gan y gwasanaeth fodel presenoldeb a bennwyd ymlaen llaw (PDA), sy’n manylu ar yr adnoddau y mae angen iddo eu defnyddio ar gyfer pob math o ddigwyddiad. Mae hyn yn cynnwys nifer yr injanau tân ac offer arbenigol y gallai fod eu hangen arno. Nid yw’r gwasanaeth yn adolygu ei holl PDAs fel mater o drefn, ond gwelsom dystiolaeth ei fod yn gwneud newidiadau pan nododd angen o ddysgu gweithredol neu staff. Er enghraifft, dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi cynyddu nifer yr injans tân a fynychodd ddigwyddiadau mewn adeiladau uchel.

Mae angen i’r gwasanaeth wella argaeledd ei adnoddau ar alwad

I gefnogi ei strategaeth ymateb, dylai’r gwasanaeth anelu at gael nifer penodol o beiriannau tân ar gael ar unrhyw adeg benodol. Ar adeg ein harolygiad, nid oedd ganddo strategaeth ymateb gymeradwy, er iddo ddarparu fersiwn ddrafft. Roedd y fersiwn ddrafft yn cynnwys amcan i’r gwasanaeth sicrhau bod gorsafoedd yn cynnal o leiaf 70 y cant o ddiffoddwyr tân ar alwad sydd ar gael.

Mae gan y gwasanaeth 20 o orsafoedd amser cyflawn, ac mae gan 9 ohonynt gyflenwad ar alwad hefyd. Mae yna 27 o orsafoedd ar alwad. Mae argaeledd amser llawn ar gyfer pob un o’r tair blynedd diwethaf yn parhau’n sefydlog ar 99.1 y cant. Yn 2023/24, roedd argaeledd ar alwad yn 68.5 y cant, gostyngiad o 71.2 y cant yn 2022/23.

Mae gan y gwasanaeth dîm criwio canolog, sy’n rheoli’r adnoddau gweithredol mewn gorsafoedd tân. Gall y tîm cymorth ar alwad, sy’n cynnwys staff llawn amser, gefnogi argaeledd ar alwad pan fo prinder sylweddol.

Mae argaeledd ar alwad yn un o’r risgiau uchaf sydd wedi’i gynnwys yng nghofrestr risg strategol y gwasanaeth. Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo wneud popeth o fewn ei allu i wella argaeledd ar alwad.

Mae gan staff ddealltwriaeth dda o sut i reoli digwyddiadau

Mae gan y gwasanaeth reolwyr digwyddiadau hyfforddedig. Mae hyn yn ei helpu i reoli’r ystod gyfan o ddigwyddiadau y gallai eu hwynebu yn ddiogel, yn bendant ac yn effeithiol, o rai bach ac arferol i ddigwyddiadau amlasiantaethol cymhleth.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod 100 y cant o reolwyr digwyddiadau lefel 1, 2 a 3 wedi’u hachredu o fewn y dyddiad am y 3 blynedd diwethaf. Mae saith o bobl yn y gwasanaeth wedi’u hachredu gan aur Cymru (rheolaeth digwyddiad aur aml‑asiantaeth).

Fel rhan o’n harolygiad, gwnaethom gyfweld â chomanderiaid digwyddiadau o bob rhan o’r gwasanaeth. Gallai’r rhan fwyaf ohonynt esbonio’n hyderus sut y gwnaethant gwblhau asesiadau risg, gwneud penderfyniadau a chofnodi gwybodaeth mewn digwyddiadau yn unol ag arfer gorau cenedlaethol. Mae staff hefyd yn deall disgresiwn gweithredol ac yn gyfarwydd ag Egwyddorion Rhyngweithredu Gwasanaethau Brys ar y Cyd (JESIP).

Pan wnaethom adolygu sampl o gofnodion digwyddiadau, canfuom fod rheolwyr digwyddiadau yn anfon negeseuon amserol a llawn gwybodaeth. Fodd bynnag, nid oedd yr un o’r cofnodion a adolygwyd gennym wedi’u cwblhau’n gyson gan ddefnyddio’r fethodoleg M/ETHANE. Roedd diffyg gwybodaeth mewn llawer o’r negeseuon addysgiadol megis enw’r rheolwr digwyddiad a’r defnydd o foddau tactegol. Dylai’r gwasanaeth sicrhau ei fod yn strwythuro negeseuon yn briodol a’i fod yn cofnodi’r wybodaeth berthnasol yn gyson. Bydd hyn yn caniatáu iddo rannu’r wybodaeth honno ag asiantaethau eraill pan fo angen.

Mae staff rheoli tân yn cymryd rhan mewn hyfforddiant, ymarferion a sesiynau dadfriffio

Mae’r gwasanaeth yn gweithredu system reoli tân ar y cyd, sy’n cynnwys staff o Wasanaeth Tân ac Achub De Cymru a Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru. Mae’r holl staff rheoli tân yn delio â galwadau 999 ac yn anfon cerbydau ac offer ar gyfer y ddau wasanaeth. Mae staff rheoli tân yn cael eu hyfforddi i ddefnyddio safonau galwedigaethol cenedlaethol yr NFCC.

Gwelsom rywfaint o dystiolaeth bod staff rheoli tân y gwasanaeth wedi’u hintegreiddio i’w weithgareddau gorchymyn, hyfforddi, ymarfer a dadfriffio. Mae’r gwasanaeth yn gwahodd staff rheoli tân i fynychu sesiynau dadfriffio yn rhithwir neu wyneb yn wyneb. Er enghraifft, yn ddiweddar roedd staff rheoli tân wedi cyfrannu at ôl-drafodaeth yn dilyn tân mawr mewn safle deliwr ceir a ffrwydrad ar ystâd ddiwydiannol. Pan fo angen, gall yr adran reoli tân hefyd ofyn i’r gwasanaeth gynnal ôl-drafodaeth.

Dywedodd rhai staff rheoli tân wrthym hefyd eu bod wedi cymryd rhan mewn ymarferion adeiladau uchel iawn ac aml-asiantaeth, ond dywedodd eraill nad oeddent wedi gwneud hynny.

Mae angen i’r gwasanaeth wella’r wybodaeth risg a’r wybodaeth gyffredinol y mae’n eu defnyddio i gefnogi staff sy’n ymateb i ddigwyddiadau

Canfuom fod y rhan fwyaf o staff gweithredol yn gallu cael mynediad at wybodaeth risg trwy derfynellau data symudol mewn peiriannau tân. Fodd bynnag, pan wnaethom adolygu sampl o wybodaeth risg, gan gynnwys gwybodaeth i ddiffoddwyr tân a ymatebodd i ddigwyddiadau mewn adeiladau risg uchel, uchel iawn, canfuom fod rhywfaint o wybodaeth yn gyfyngedig, yn anghywir neu wedi dyddio. Mae strategaeth ymateb ddrafft y gwasanaeth yn dyfynnu amcan i sicrhau bod pob diffoddwr tân gweithredol yn cael mynediad amserol at wybodaeth gyfredol sy’n seiliedig ar risg.

Gwelsom hefyd fod gwybodaeth risg am adeiladau ar gael i staff rheoli tân ar y system gorchymyn a rheoli. Fodd bynnag, nid yw’n cynnwys gwybodaeth fel cynlluniau llawr mewnol neu gynlluniau tactegol. Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod cynlluniau tactegol copi caled ar gael yn yr ystafell rheoli tân. Gall hyn achosi problemau wrth sicrhau bod diweddariadau i’r copïau caled ac electronig yn gyson.

Mae gweithredwyr rheoli tân yn defnyddio cyfres o nodiadau gwybodaeth cyffredinol, sy’n rhoi arweiniad i gefnogi ymateb y gwasanaeth. Er enghraifft, gall y canllawiau hyn gynnwys mathau a lleoliadau cerbydau a chyfarpar, yn ogystal â pheryglon a rhifau cyswllt staff. Fodd bynnag, canfuom nad oedd y gwasanaeth bob amser yn adolygu ac yn diweddaru nodiadau gwybodaeth gyffredinol yn ddigon cyflym. Mae hyn oherwydd diffyg capasiti staff. Mae’r gwasanaeth yn gwybod am hyn a dywedodd wrthym ei fod yn bwriadu ailgyflwyno staff i fynd i’r afael â’r mater.

Mae angen i’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae’n dysgu o ddigwyddiadau gweithredol, a’r ffordd y mae’n cyd-fynd â chanllawiau gweithredol cenedlaethol

Mae polisi ôl-drafod y gwasanaeth yn manylu ar ei ddull o ddysgu o weithgarwch gweithredol. Gall gynnal ôl-drafodaethau am ddigwyddiadau neu ymarferion gweithredol, neu fentrau gwasanaeth neu ffrydiau gwaith. Ceir ôl-drafodaethau strwythuredig a sesiynau ôl-drafod safonol, gan gynnwys ôl-drafodaethau poeth. Mae cymhlethdod, effaith neu raddfa’r digwyddiad yn pennu’r math o ôl-drafodaeth.

Fel rhan o’r arolygiad, fe wnaethom adolygu ôl-drafodaethau ar ystod o ddigwyddiadau brys, gan gynnwys:

• tân masnachol mawr – ni welsom unrhyw adborth na thystiolaeth o ôl-drafodaeth;
• tân mewn tŷ – canfuom fod adborth gan swyddog sicrwydd gweithredol a fynychodd y digwyddiad wedi nodi perygl a gollwyd o waith brics rhydd, ond ni chanfuom unrhyw dystiolaeth bod y gwasanaeth wedi gweithredu ar hyn;
• digwyddiad yn ymwneud â deunyddiau peryglus – ni chanfuwyd unrhyw ôl‑drafodaeth, ond cwblhawyd adroddiad digwyddiad â thema; a
• ffrwydrad mewn eiddo masnachol – cwblhawyd ôl-drafodaeth strwythuredig, aoedd yn cynnwys argymhellion, ond roedd tystiolaeth o weithgarwch dilynol yn anghyflawn.

Dywedodd y rhan fwyaf o’r staff y siaradwyd â nhw wrthym fod y gwasanaeth wedi cynnal ôl-drafodaeth boeth ar ôl digwyddiad.

Mae’r polisi ôl-drafod yn aneglur ynghylch sut mae’r gwasanaeth yn cyfleu dysgu i staff. Nid oedd pob aelod o staff yn gallu cofio’r gwasanaeth yn rhannu gwybodaeth ar ôl ôl-drafodaeth, ond rhoddodd rhai aelodau o staff enghreifftiau o hyn i ni – er enghraifft, y gwasanaeth yn rhannu negeseuon diogelwch am halogiad asbestos ac yn rhoi citiau dŵr ar beiriannau tân. Ar ôl ôl-drafodaeth, dylai’r gwasanaeth sicrhau bod yr holl staff yn gallu deall yr hyn y mae wedi’i nodi a pha gamau y mae wedi’u cymryd o ganlyniad.

Roeddem yn siomedig i ganfod nad oedd y gwasanaeth bob amser yn gweithredu ar ddysgu yr oedd wedi’i nodi, neu y dylai fod wedi’i nodi, o ddigwyddiadau. Mae hyn yn golygu nad yw bob amser yn diweddaru gwybodaeth risg fewnol ar ôl digwyddiad. Mae hefyd yn golygu nad yw’n gwella ei wasanaeth i’r cyhoedd fel mater o drefn.

Mae gan y gwasanaeth arweinydd penodol ar gyfer delio â dysgu oddi wrth wasanaethau tân ac achub eraill, a dysgu gweithredol y mae’r gwasanaeth yn ei gasglu gan bartneriaid y gwasanaethau brys. Fodd bynnag, prin oedd y dystiolaeth a welsom fod y gwasanaeth yn cyfrannu at y dysgu hwn ac yn gweithredu arno.

Mae strategaeth ymateb ddrafft ddiweddar y gwasanaeth yn nodi y bydd yn creu fframwaith adolygu ôl-ddigwyddiad strwythuredig, y bydd yn ei ddefnyddio i gofnodi’r hyn a ddysgwyd o ddigwyddiadau ac ymarferion. Mae’n dweud y bydd y fframwaith yn cynnwys defnyddio data a mewnwelediadau i lywio hyfforddiant, gwella gweithdrefnau gweithredol, a rhannu arfer gorau ar draws y gwasanaeth. Ategir hyn gan lwybrau clir ar gyfer integreiddio gwersi a ddysgwyd i ddiweddariadau polisi a hyfforddiant.

Er mwyn sicrhau bod digwyddiadau gorchymyn staff yn unol â chanllawiau gweithredu cenedlaethol (NOG), mae’r gwasanaeth wedi cynnal dadansoddiad bylchau o rai o’i bolisïau a gweithdrefnau, gan eu cymharu â NOG. Fodd bynnag, er bod y dadansoddiad yn dangos bod y gwasanaeth yn cyd-fynd â NOG ar asesiadau dwy flynedd o reolwyr digwyddiadau, canfuom nad oedd hyn yn wir. Dywedodd y gwasanaeth wrthym wedyn y bydd yn symud i gyfnod ail-ddilysu dwy flynedd.

Ynghyd â Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru, mae’r gwasanaeth hefyd wedi cynnal dadansoddiad bylchau NOG o’i bolisïau a gweithdrefnau rheoli tân. Dangosodd y dadansoddiad hwn eu bod yn cydymffurfio. Fodd bynnag, dywedodd y gwasanaeth wrthym nad oedd wedi rhoi canllawiau ar waith eto ynghylch cysylltu â phobl luosog mewn perygl i roi gwybod iddynt am newid cyngor, neu am wacáu yn ystod digwyddiad mewn eiddo aml-lawr.

Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo wneud mwy o waith i adolygu ei aliniad â NOG.

Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo wella’r ffordd y mae’n cyfathrebu â’r cyhoedd

Mae gan y gwasanaeth rai systemau ar waith i hysbysu’r cyhoedd am ddigwyddiadau parhaus a helpu i’w cadw’n ddiogel yn ystod ac ar ôl digwyddiadau. Er enghraifft, mae’n rhannu gwybodaeth mewn cydweithrediad ag, ac o dan, egwyddorion y cytunwyd arnynt gan y fforwm gwydnwch lleol. Mae hefyd yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol i roi negeseuon diogelwch.

Mae’r gwasanaeth wedi rhoi hyfforddiant cyfryngau i rai rheolwyr i’w helpu i roi gwybodaeth i’r cyhoedd.

Mae gan y gwasanaeth brosiect cyfathrebu ac ymgysylltu pwrpasol. Mae staff wedi nodi’r angen i wella’r ffordd y mae’r gwasanaeth yn dweud wrth y cyhoedd am ddigwyddiadau parhaus.

Ymateb i ddigwyddiadau mawr ac aml‑asiantaeth

Rhaid i bob gwasanaeth tân ac achub allu ymateb yn effeithiol i ddigwyddiadau aml‑asiantaeth a thrawsffiniol. Mae hyn yn golygu gweithio gyda gwasanaethau tân ac achub eraill a gwasanaethau golau glas.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Mae angen i’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae’n nodi risgiau, ac yn rhannu gwybodaeth risg gyda gwasanaethau cyfagos

Mae’r gwasanaeth wedi rhagweld ac ystyried y risgiau a’r bygythiadau rhagweladwy y gallai eu hwynebu. Rhestrir y risgiau hyn yng nghofrestrau risg lleol a chenedlaethol Cymru. Er enghraifft, mae gan y gwasanaeth gynlluniau i ymdrin â thanau gwyllt a llifogydd.

Fodd bynnag, mae angen i’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae’n cyfleu gwybodaeth am y risgiau sylweddol mewn gwasanaethau tân ac achub cyfagos, y gallai ofyn i staff ymateb iddynt mewn argyfwng. Mae gallu cyfyngedig y gwasanaeth ar waith i rannu gwybodaeth risg gyda gwasanaethau cyfagos. Mae’n gwneud hyn yn adweithiol, pan fydd digwyddiadau’n digwydd.

Ni all diffoddwyr tân gael mynediad at wybodaeth risg trawsffiniol trwy’r terfynellau data symudol mewn peiriannau tân. Mae’r gwasanaeth yn gwybod am y mater hwn ac yn bwriadu mynd i’r afael ag ef, ond araf yw’r cynnydd.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym nad oedd wedi cwblhau ei holl gynlluniau ymateb aml-asiantaeth safle-benodol. Mae’r gwaith hwn yn mynd rhagddo, ond nid oes amserlen ar gyfer ei gwblhau.

Mae angen i’r gwasanaeth gwblhau hyfforddiant staff ar gyfer digwyddiadau mewn adeiladau uchel, a chyflwyno ei weithdrefn a’i brosesau gweithredu safonol

Yn ystod ein harolygiad, gwnaethom asesu’r ffordd yr oedd y gwasanaeth wedi casglu gwybodaeth risg ar gyfer adeiladau uchel a pha mor barod ydoedd i ymateb i ddigwyddiad mawr mewn adeilad uchel, megis y drychineb yn Nhŵr Grenfell.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi gosod ‘blwch gwybodaeth am y safle’ ar bob eiddo uchel iawn, sy’n cynnwys gwybodaeth am y bloc, y strategaeth gwacáu, a gwybodaeth diffodd tân. Gwelsom hefyd fod y gwasanaeth wedi adolygu ei PDA ar gyfer adeiladau preswyl uchel iawn ac wedi anfon mwy o beiriannau tân i adeiladau uchel iawn â chladin deunydd cyfansawdd alwminiwm arnynt. Fodd bynnag, pan wnaethom adolygu sampl o wybodaeth risg ar gyfer adeiladau uchel, canfuom ei bod ar gael mewn rhai achosion ond nid ym mhob achos.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn y broses o roi hyfforddiant i staff am adeiladau uchel iawn. Gwelsom fod rhai aelodau o staff wedi ei chwblhau ac eraill heb ei chwblhau.

Gwelsom dystiolaeth bod rhai aelodau o staff yn cymryd rhan mewn ymarferionar gyfer adeiladau uchel iawn. Er enghraifft, mewn adeilad uchel iawn ym Mhorth Caerdydd, dangosodd y criwiau gynllun pen y bont i staff rheoli tân (y sefyllfa lle mae diffoddwyr tân yn cynnal gweithrediadau diffodd tân) ac fe wnaethon nhw siarad am ddigwyddiad i roi gwell dealltwriaeth iddynt. Dywedodd rhai diffoddwyr tân wrthym eu bod wedi mynychu ymarfer ar ddefnyddio sgriniau mwg newydd mewn adeilad uchel iawn a oedd yn segur. Dywedodd rhai aelodau eraill o staff wrthym am ymarfer mewn prifysgol leol, yn ogystal ag ymarfer adeilad uchel iawn gyda Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn dal yn y broses o ddatblygu ei weithdrefn weithredu safonol ar gyfer rheoli digwyddiadau mewn adeiladau uchel iawn yn ddiogel. Dywedodd ei fod yn bwriadu cyflwyno’r weithdrefn weithredu safonol pan fyddai’r holl staff wedi derbyn yr hyfforddiant cysylltiedig. Ni allai roi dyddiad penodol i ni, ond roedd yn anelu at ei gyflwyno yn gynnar yn 2025.

Ar y math hwn o ddigwyddiad, mae gwasanaethau tân ac achub yn derbyn nifer fawr o alwadau tân ar yr un pryd. Mae gan y gwasanaeth reoli tân ‘gyfaill’ yng Ngwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru, sy’n gallu derbyn galwadau gorlif. Trwy Ymgyrch Willow Beck, gall gwasanaethau eraill hefyd dderbyn galwadau os oes angen. Gall y gwasanaeth rannu gwybodaeth electronig am ddigwyddiadau gyda gwasanaethau eraill.

Mewn digwyddiad o’r fath, byddai’r gwasanaeth yn sefydlu ystafell reoli yn yr adran reoli tân. Pan fydd preswylwyr yr adeilad uchel iawn yn ffonio’r ystafell reoli tân, mae staff yn cofnodi rhifau eu fflatiau a’u lloriau ar fwrdd gwyn. Os bydd newid yn y polisi gwacáu, mae’r gwasanaeth yn ychwanegu neges fflach i’r system baratoi i gynghori teleffonyddion, sydd yn eu tro yn gallu cynghori preswylwyr yr adeilad. Fodd bynnag, nid oes proses wedi’i dogfennu ar gyfer y math hwn o sefyllfa, a byddai camau gweithredu’n dibynnu ar yr unigolion a oedd yn gysylltiedig â’r digwyddiad.

Nid yw’r gwasanaeth wedi cynnal ymarfer ar gyfer y broses hon, felly nid yw’n glir pa mor effeithiol ydyw.

Mae’r systemau hyn yn rhy agored i gamgymeriadau a gallent beryglu gallu’r gwasanaeth i ddelio’n ddiogel â digwyddiad mawr mewn adeilad uchel.

Mae gan y gwasanaeth adnoddau a threfniadau ar waith i gefnogi gwasanaethau tân ac achub eraill, yn lleol ac yn genedlaethol

Mae’r gwasanaeth yn cefnogi gwasanaethau tân ac achub eraill sy’n ymateb i ddigwyddiadau brys. Er enghraifft, mae ganddo ystafell reoli tân ar y cyd â Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru. Mae pob un o’r tri gwasanaeth Cymreig yn secondio staff i weithio gyda’r sector tân yn Lloegr a’r rhaglen gydnerthedd genedlaethol yn Lloegr.

Gall y gwasanaeth fod yn rhan o ymateb aml-asiantaeth gyda nifer o alluoedd gwydnwch cenedlaethol, gan gynnwys:

• chwilio ac achub trefol;
• pwmpio cyfaint uchel;
• cemegol, biolegol, radiolegol a niwclear;
• dadheintio torfol; a
• canfod, nodi a monitro.

Yn unol ag adrannau 13 ac 16 o Ddeddf Gwasanaethau Tân ac Achub 2004, mae gan y gwasanaeth drefniadau cymorth ar y cŷd â gwasanaethau cyfagos. Mae’n defnyddio’r trefniadau hyn yn weithredol i ymateb i ddigwyddiadau yn ei ardal ei hun ac mewn ardaloedd gwasanaethau cyfagos.

Mae’r gwasanaeth yn cydnabod yr angen am gynllun ymarfer trawsffiniol ffurfiol

Nid oes gan y gwasanaeth gynllun ymarfer trawsffiniol strwythuredig gyda gwasanaethau tân ac achub cyfagos. Fodd bynnag, canfuom rywfaint o dystiolaeth ei fod yn cynnal ymarferion gyda gwasanaethau tân ac achub cyfagos, megis Gwasanaeth Tân ac Achub Henffordd a Chaerwrangon a Gwasanaeth Tân ac Achub Swydd Gaerloyw.

Byddai’r gwasanaeth yn elwa o gael dull strwythuredig a chyson o gydweithio’n fwy effeithiol i gadw’r cyhoedd yn ddiogel. Byddai hyn hefyd yn darparu mwy o gyfleoedd dysgu, ac yn llywio gwybodaeth risg a chynlluniau gwasanaeth.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn cydnabod yr angen am amserlen ymarfer trawsffiniol fwy ffurfiol a rhannu gwybodaeth risg yn well.

Dylai’r gwasanaeth sicrhau bod yr holl staff yn deall y trefniadau ar gyfer ymateb i MTA

Mae Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru yn darparu hyfforddiant Sgiliau er Cyfiawnder i’w reolwyr digwyddiadau er mwyn sicrhau eu bod wedi’u hyfforddi yn JESIP ac yn gyfarwydd ag ef. Mae’r gwasanaeth hefyd yn rhoi hyfforddiant grŵp cydgysylltu strategol aur ac arian ar gyfer Cymru i reolwyr digwyddiadau. Roedd y rhan fwyaf o’r rheolwyr digwyddiadau a gyfwelwyd gennym fel rhan o’n harolygiad wedi’u hyfforddi mewn JESIP neu’n gyfarwydd ag ef.

Nid oes gan y gwasanaeth dîm ymateb MTA arbenigol. Dywedodd wrthym ei fod wedi rhoi hyfforddiant anarbenigol i staff, a bod rhai peiriannau tân yn cario offer MTA‑benodol, megis llindagau a rhwymynnau ffrwydrad.

Mae’r gwasanaeth yn cynnal ymarferion i brofi ei ymateb i MTAs. Gwelsom dystiolaeth fod rhai aelodau o staff hefyd yn cymryd rhan mewn ymarferion aml-asiantaeth, megis ymarfer bwrdd gwaith lle’r oedd staff rheoli tân a staff yr heddlu yn creu digwyddiad MTA, yn neilltuo adnoddau ac yn rhannu gwybodaeth.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi cynnal ymarfer MTA ymarferol, yn cynnwys pobl arfog dan amheuaeth, gydag asiantaethau eraill yng Nghasnewydd a Chaerdydd. Dywedodd wrthym hefyd am ymarfer MTA gyda Heddlu De Cymru, a oedd yn cynnwys swyddogion gwrthderfysgaeth Cymru.

Mae gan staff rheoli tân ddealltwriaeth glir o ba gamau i’w cymryd mewn perthynas ag MTA. Canfuom hefyd fod y rhan fwyaf o reolwyr digwyddiadau yn deall pa gamau i’w cymryd, ond ychydig o ddealltwriaeth a ganfuom ymhlith staff eraill. Nid yw rhai staff yn gwybod pa drefniadau sydd gan y gwasanaeth ar waith i ymateb i ddigwyddiad MTA, ac maent yn anghyfarwydd ag egwyddorion MTA JESIP (ymatebydd anarbenigol). Dylai’r gwasanaeth sicrhau bod ei staff yn deall ei ddull gweithredu, yn ogystal â’r wybodaeth y mae’n ei rhoi yn ei hyfforddiant.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym y byddai’n datgan digwyddiad mawr pe byddai digwyddiad yn straen sylweddol ar ei adnoddau ei hun. Dywedodd rhai staff wrthym nad oeddent yn meddwl bod y gwasanaeth bob amser yn datgan digwyddiad mawr pan oedd yn briodol gwneud hynny.

Gwelsom rywfaint o dystiolaeth o ôl-drafodaethau ar ôl digwyddiadau a/neu ymarferion aml-asiantaeth. Er enghraifft, ar ôl ymarfer yn cynnwys y fyddin, yr heddlu ac asiantaethau eraill ym mis Chwefror 2024, sefydlwyd grŵp gorchwyl a gorffen a chynhyrchwyd adroddiad, gan gynnwys argymhellion. Fodd bynnag, roedd staff yn ei chael yn anodd cofio gweld unrhyw adborth o’r ymarfer. Roedd y gwasanaeth yn cydnabod y gallai wneud mwy i rannu ôl-drafodaethau gyda’i staff.

Mae’r gwasanaeth yn aelod gweithgar o’r fforymau lleol Cymru gydnerth

Mae gan y gwasanaeth drefniadau da ar waith i ymateb i argyfyngau gyda phartneriaid ac mae’n aelod gweithgar o fforymau gwydnwch lleol De Cymru a Gwent. Mae’r gwasanaeth yn bartner gwerthfawr ac yn cymryd rhan mewn nifer o is-grwpiau, gan arwain ar allu cemegol, biolegol, radiolegol a niwclear.

Mae’r gwasanaeth yn cymryd rhan mewn digwyddiadau hyfforddi rheolaidd gydag aelodau eraill o’r fforymau lleol Cymru gydnerth. Mae’n cefnogi hyfforddiant ac ymarferion trwy ddarparu lleoliadau a staff.

Mae’n cymryd rhan mewn ymarfer mawr blynyddol yn Nhwnnel Hafren gyda phartneriaid fel Gwasanaeth Ambiwlans y De Orllewin, Network Rail a’r heddlu. Gellir defnyddio’r hyn a ddysgir o ymarferion fel yr un hwn i ddatblygu rhagdybiaethau cynllunio ynghylch ymateb i ddigwyddiadau mawr ac amlasiantaethol.

Mae’r gwasanaeth yn gwneud defnydd o ddysgu cenedlaethol

Mae’r gwasanaeth yn sicrhau ei fod yn gwybod am ddiweddariadau gweithredol cenedlaethol a dysgu sefydliadol ar y cyd gan wasanaethau tân ac achub eraill, yn ogystal â dysgu sefydliadol ar y cyd gan sefydliadau eraill, megis yr heddlu a’r gwasanaeth ambiwlans.

Mae gan y gwasanaeth arweinydd penodedig sy’n adolygu’r hyn a ddysgir gan wasanaethau a sefydliadau eraill. Mae’r person hwnnw’n ei gyfeirio at y grŵp llywio datblygiad gweithredol bob chwarter er mwyn iddo allu gweithredu.

Mae’r gwasanaeth hefyd yn aelod o weithgor dysgu gweithredol ar y cyd, sy’n cynnwys cynrychiolwyr o’r heddlu, y gwasanaeth tân ac achub, y gwasanaeth ambiwlans a fforymau gwydnwch lleol.

Mae rhywfaint o dystiolaeth bod y gwasanaeth yn defnyddio dysgu cenedlaethol i lywio’r rhagdybiaethau cynllunio y mae’n eu gwneud gyda sefydliadau partner. Er enghraifft, erbyn hyn mae gan y gwasanaeth PDA dynamig ar waith ar gyfer digwyddiadau mawr.

Gwneud y defnydd gorau o adnoddau

Dylai gwasanaethau tân ac achub reoli eu hadnoddau’n gywir ac yn briodol, gan eu halinio â’u risgiau a’u cyfrifoldebau statudol.

Dylai gwasanaethau wneud y defnydd gorau posibl o adnoddau i gyflawni’r canlyniadau gorau i’r cyhoedd. Cyllideb refeniw’r gwasanaeth ar gyfer 2024/25 yw £95.84 miliwn. Mae hyn yn gynnydd o 7.2 y cant ers y flwyddyn ariannol flaenorol.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Mae angen i’r gwasanaeth adolygu ei adnoddau i wneud yn siŵr ei fod yn eu dyrannu yn unol â’i risgiau a’i flaenoriaethau

Mae angen i’r gwasanaeth sicrhau ei fod yn defnyddio ei adnoddau’n dda i reoli risg. Nid yw ei gynlluniau ariannol yn cyd-fynd â’i gynllun strategol na chynlluniau adrannol, lle maent yn bodoli, megis y rhai ar gyfer fflyd a TG.

Nid oes gan y gwasanaeth gynllun gweithlu effeithiol, ac nid oes ganddo strategaethau manwl ar atal, amddiffyn ac ymateb. Dywedodd staff wrthym am y gofynion adnoddau sy’n seiliedig ar y gwasanaeth ar yr hyn oedd ganddo, yn hytrach na’r hyn yr oedd ei angen. Felly, nid yw’n glir sut mae’r gwasanaeth wedi dyrannu adnoddau i gefnogi ei risgiau a’i flaenoriaethau.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod rheoli adnoddau rheoli tân yn her. Dywedodd wrthym fod yn rhaid iddo weithiau ohirio hyfforddiant a defnyddio goramser. Gwelsom nad oedd gan y swyddogaeth diogelwch tân raglen arolygu seiliedig ar risg ag adnoddau priodol. Ac nid oes trefniadau ffurfiol ar waith i roi cyngor amddiffyn arbenigol y tu allan i oriau.

Gwelsom dystiolaeth fod rhai meysydd yn cynnwys adnoddau da, megis staffio amser cyflawn gweithredol. Fodd bynnag, canfuom nad oedd gan feysydd eraill, megis cyllid a hyfforddiant, ddigon o adnoddau. Mae’r gwasanaeth yn cymryd camau i fynd i’r afael â rhai o’r gwendidau hyn ac yn ddiweddar mae wedi ailstrwythuro ei dîm gwasanaethau pobl i wella ffyrdd o weithio.

Fodd bynnag, dywedodd rhai staff wrthym fod strwythurau’r gwasanaeth yn dameidiog, a bod gweithio mewn seilo yn arwain at ddiffyg atebolrwydd a chydlyniant.

Dylai’r gwasanaeth adolygu ei adnoddau a’i strwythur i wneud yn siŵr ei fod yn rheoli risg yn dda. Mae’n amlwg y dylai ei adnoddau a’i strwythur ei helpu i gyflawni ei gynllun strategol.

Dylai’r gwasanaeth adolygu ei systemau dyletswydd staff i wneud yn siŵr ei fod yn darparu ymateb effeithiol ac effeithlon i ddigwyddiadau

Nid yw’r gwasanaeth wedi gwerthuso ei gymysgedd o systemau criwio a dyletswydd ers sawl blwyddyn. Nid yw ychwaith wedi adolygu ei gwmpas ymateb ac ni all wneud yn siŵr ei fod yn defnyddio ei beiriannau tân a’i staff ymateb i reoli risg yn effeithlon.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod ganddo nifer cymeradwy o staff gweithredol, a oedd yn aros yr un fath bob blwyddyn. Fodd bynnag, bu angen iddo ddod â chymorth ychwanegol i mewn i helpu i gynnal argaeledd staff ar alwad. Mae tîm o staff llawn amser wedi dewis gweithio mewn gorsafoedd ar alwad ar eu diwrnodau i ffwrdd pan fo bylchau. Mae hyn er mwyn cadw peiriannau tân ar gael.

Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo werthuso ei gymysgedd o systemau criwio a dyletswydd, a chynnal adolygiad o’r gwasanaeth tân, fel y gall fod yn sicr ei fod yn darparu’r ymateb mwyaf effeithiol ac effeithlon i’r cyhoedd. Dylai’r adolygiad o ofal tân hefyd lywio’r ffordd y mae’r gwasanaeth yn datblygu ei strategaeth ystâd.

Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo wella rheoli perfformiad a’i ddealltwriaeth o gynhyrchiant y gweithlu

Mae trefniadau’r gwasanaeth ar gyfer rheoli perfformiad yn wan ac nid ydynt yn cysylltu’r defnydd o adnoddau’n glir â’i gynllun strategol a’i flaenoriaethau. Dywedodd staff wrthym fod diffyg strategaethau adrannol yn golygu nad oeddent bob amser yn deall nodau ac amcanion eu hadrannau yn llawn. Mae hyn yn cael ei gymhlethu ymhellach gan y nifer helaeth o argymhellion y mae’r gwasanaeth wedi’u derbyn o adolygiadau yn y blynyddoedd diwethaf, nad yw wedi mynd i’r afael â nhw’n llawn eto.

Mae gan y gwasanaeth ddangosyddion perfformiad allweddol (KPIs), y mae’n eu cyhoeddi’n flynyddol ar ei wefan fel rhan o’i gynllun gwella. Mae’r KPIs yn dangos faint o ddigwyddiadau y mae’r gwasanaeth wedi mynd iddynt, faint o HSCs y mae wedi’u cynnal, a faint o archwiliadau diogelwch tân y mae wedi’u cynnal. Mae gan rai o’r KPIs dargedau, ond nid oes KPIs gan y rhan fwyaf ohonynt.

Gwelsom nad oedd yr holl staff yn gwybod am dargedau perfformiad. Er enghraifft, dywedodd y gwasanaeth wrthym y dylai staff gweithredol gynnal 12 HSC y mis, ond nid oedd yr holl staff perthnasol yn gwybod hyn.

Gwelsom nad oedd unrhyw dargedau penodol ar gyfer cynnal gweithgareddau diogelwch tân busnes, ac nid oedd gan y gwasanaeth darged amser ymateb.

Yn ystod ein harolygiad, dangosodd staff amrywiol y system gwybodaeth rheoli busnes (BMIS) i ni. Mae BMIS yn rhoi ffynhonnell ganolog o wybodaeth ac ystadegau i staff ar berfformiad y gwasanaeth, sy’n cefnogi adrodd. Fodd bynnag, canfuom nad oedd yr holl staff yn defnyddio’r system yn effeithiol. Dywedodd rhai eu bod yn ei chael yn anodd ei llywio, a mynegodd eraill bryderon am ddibynadwyedd y data.

Mae’r uwch dîm arweinyddiaeth yn cael adroddiad cyflawni gwasanaeth chwarterol gan staff sy’n mynychu’r cyfarfod cyflawni gwasanaeth. Mae’r adroddiad hwn yn cynnwys data a naratif am berfformiad y gwasanaeth mewn perthynas â’i KPIs. Fodd bynnag, nid yw’n cynnwys llawer o fanylion am y camau y mae’r gwasanaeth yn eu cymryd i sicrhau gwelliannau.

Ychydig o dystiolaeth a welsom o’r gwasanaeth yn rheoli perfformiad, sicrhau gwelliannau a rhoi sicrwydd bod gweithgarwch yn canolbwyntio ar y risgiau mwyaf. Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo wella rheoli perfformiad. Ar adeg ein harolygiad, dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn rhoi strwythur llywodraethu newydd ar waith. Mae’r gwasanaeth yn gobeithio y bydd hyn yn gwella ei ddull o reoli perfformiad, yn ogystal ag ansawdd adroddiadau a data.

Mae gan y rhan fwyaf o staff mewn gorsafoedd drefn benodol y maent yn ei chyflawni bob dydd. Gallai hyn gynnwys gwirio offer, profi offer, hyfforddiant a chynnal cymwyseddau. Ond nid yw’r gwasanaeth yn deall yn iawn sut mae’n defnyddio ei ddiffoddwyr tân amser cyflawn. Mae’n cydnabod bod angen iddo fynd i’r afael â’r broblem hon.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn cymryd camau i sicrhau bod amser y gweithlu mor gynhyrchiol â phosibl. Mae hyn yn cynnwys cynnal adolygiadau thematig, ehangu rolau a rhoi hyfforddiant gweithredol i roi ffyrdd newydd o weithio ar waith. Mae hefyd yn cynnwys casglu data ar sut mae staff yn treulio eu hamser yn ystod sifftiau dydd a nos.

Gwelsom rywfaint o dystiolaeth bod y gwasanaeth yn cymryd camau i sicrhau bod ei weithlu mor gynhyrchiol â phosibl. Mae’r rhain yn cynnwys ystyried ffyrdd newydd o weithio. Er enghraifft, dywedodd y gwasanaeth wrthym am gynllun peilot lle byddai staff gweithredol yn cyflawni rhywfaint o weithgarwch amddiffyn. Fodd bynnag, ar adeg ein harolygiad, nid oedd y cynllun peilot yn gwbl weithredol. Mae staff ar alwad hefyd yn ymwneud â chynnal HSCs.

Mae’r gwasanaeth yn buddsoddi mewn ardaloedd gwaith hyblyg mewn dwy o’i orsafoedd fel bod staff yn gallu gweithio’n agosach ateu cartrefi.

Mae’r gwasanaeth yn cydweithio â gwasanaethau eraill, ond mae angen iddo adolygu’r trefniadau a gwerthuso’r manteision yn rheolaidd

Mae Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 yn creu pŵer cyffredinol i awdurdodau tân ac achub gydweithio. Roeddem yn falch o ganfod bod y gwasanaeth yn ystyried cyfleoedd i gydweithio â gwasanaethau cyhoeddus eraill fel mater o drefn.

Mae gan y gwasanaeth reolaeth tân ar y cyd gyda Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru. Fe’i lleolir yn y ganolfan gwasanaethau cyhoeddus ar y cyd ym mhencadlys Heddlu De Cymru. Dywedodd y gwasanaeth wrthym hefyd am gydweithrediad ag Ymddiriedolaeth GIG Prifysgol Gwasanaethau Ambiwlans Cymru, lle mae’r gwasanaeth ambiwlans yn sicrhau ansawdd hyfforddiant cymorth cyntaf y gwasanaeth tân ac achub.

Mae’r gwasanaeth hefyd wedi partneru â Chymdeithas Achub Ardal Hafren, sy’n elusen bad achub gwirfoddol ac yn elusen chwilio ac achub mewndirol. Gall yr adran reolaeth tân ysgogi tîm achub dŵr yr elusen.

Mae’r gwasanaeth yn rhannu sawl adeilad gyda gwasanaethau brys eraill. Er enghraifft, yn Abertyleri, mae gorsaf y gwasanaethau brys yn cynnwys yr heddlu, y gwasanaeth tân ac achub, a phersonél ambiwlans.

Mae angen i’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae’n monitro, adolygu a gwerthuso manteision a chanlyniadau ei gydweithrediadau. Canfuom, ers sefydlu’r gwasanaeth rheolaeth tân ar y cyd, na fu unrhyw werthusiad o’r buddion nac enillion ar fuddsoddiad.

Dywedodd rhai staff wrthym hefyd fod trefniadau i rannu adeiladau wedi newid heb fonitro nac adolygu. Ar adeg ein harolygiad, nid oedd y gwasanaeth wedi ffurfioli na safoni ei drefniadau codi tâl am y trefniadau hyn – er enghraifft, mewn perthynas ag ardaloedd a rennir a mannau nad ydynt yn cael eu rhannu, a darpariaeth campfa.

Mae angen i’r gwasanaeth sicrhau bod ganddo drefniadau parhad busnes effeithiol ar waith, a’i fod yn eu profi’n rheolaidd

Mae gan y gwasanaeth rai trefniadau parhad ar waith ar gyfer meysydd lle mae’n ystyried bod bygythiadau a risgiau yn uchel. Mae gan y gwasanaeth gynllun ar waith ar gyfer gweithredu diwydiannol gan staff gweithredol. Dywedodd wrthym fod ganddo fynediad at ddiffoddwyr tân cynorthwyol a staff rheoli tân, a bod ganddo gynlluniau ar gyfer sut y byddent yn cael eu defnyddio. Mae ganddo hefyd drefniadau parhad ar gyfer rheoli tân.

Mae’r gwasanaeth wedi cynnal ymarferion ar rai o’i drefniadau gweithredu diwydiannol. Fodd bynnag, dywedodd staff wrthym nad oedd y gwasanaeth wedi profi trefniadau ar gyfer rheoli tân yn ddiweddar, ac efallai nad oedd wedi rhoi ystyriaeth lawn i effaith unrhyw weithredu diwydiannol lleol.

Ar adeg ein harolygiad, roedd gan y gwasanaeth bolisi diraddio statig, a olygai y byddai’n cynnal y gwasanaeth tân mewn saith lleoliad. Dylai sefydlu dull mwy hyblyg o ymdrin â threfniadau cyflenwi ar gyfer tân. Mae’r gwasanaeth hefyd yn anelu at gyflwyno system adnoddau dynamig.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym nad oedd wedi ystyried trefniadau parhad busnes ar gyfer ei swyddogaeth gwasanaethau pobl eto.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym hefyd ei fod yn adolygu ei gynlluniau parhad busnes i wneud yn siŵr bod pob maes yn wydn ac wedi’i baratoi’n dda.

Mae angen i’r gwasanaeth barhau i ganolbwyntio ar sut mae’n darparu gwerth am arian

Mae’r gwasanaeth yn ystyried ei gynlluniau ariannol ochr yn ochr â chynlluniau gwasanaethau tân ac achub eraill. Mae uwch arweinwyr yn ymwneud â gwneud y cynlluniau, sy’n agored i her allanol gan y comisiynwyr. Gwelsom hefyd fod y gwasanaeth yn cael asesiadau archwilio mewnol rhesymol.

Mae’r gwasanaeth yn cynnal rhywfaint o gyllidebu ar sail sero ar gyfer meysydd nad ydynt yn ymwneud â chyflogau ac mae’n adolygu’r rhain i leihau costau. Trwy’r broses hon, mae’r tîm cyllid yn craffu ar gynigion cyllidebol, ac yn herio gwariant adrannol.

Mae’r gwasanaeth wrthi’n gweithio i leihau’r defnydd o ynni ar draws ei ystâd. Mae wedi buddsoddi mewn gorsaf dân carbon-niwtral newydd yn New Inn, Pont-y-pŵl.

Mae’r gwasanaeth yn cyflawni caffael cynaliadwy yn unol â deddfwriaeth Llywodraeth Cymru, ac mae’n ystyried oes gyfan y caffael. Mae hyn yn sicrhau bod y gwasanaeth yn cael gwerth am arian tra’n creu buddion i’r sefydliad, i gymdeithas ac i’r economi.

Mae’r gwasanaeth yn gweithio gyda gwasanaethau tân ac achub eraill i ystyried caffael ar y cyd. Er enghraifft, mae wedi gweithio gyda Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru a Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru i gaffael iwnifform, eitemau brand ac offer anadlu ar y cyd. Mae hyn yn rhannu’r llwyth gwaith, yn cynyddu’r arbenigedd staff sydd ar gael i ddylunio manylebau contract ac yn helpu i sicrhau arbedion maint.

Lle bo’n briodol, mae’r gwasanaeth hefyd yn defnyddio fframweithiau caffael cenedlaethol – Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol Cymru a fframweithiau NFCC y DU gyfan – i sicrhau’r gwerth gorau am arian – er enghraifft, wrth gaffael monitorau diogelu nwy.

Gwelsom rywfaint o dystiolaeth bod y gwasanaeth yn herio cyflenwyr fflyd i wneud yn siŵr bod taliadau’n briodol, a’i fod yn rheoli costau chwyddiant ac yn cael gwerth am arian. Fodd bynnag, nid yw’r gwasanaeth yn cynnal cyfarfodydd adolygu gyda chyflenwyr fel mater o drefn. Nid yw ychwaith yn gwerthuso’n effeithiol buddion y mae’n eu cael o gaffael. Ar adeg ein harolygiad, roedd y gwasanaeth yn y broses o gyflwyno cyfarfodydd rheoli contractau a KPIs i reoli a monitro contractau caffael yn well.

Gwneud y gwasanaeth tân ac achub yn fforddiadwy nawr ac yn y dyfodol

Dylai gwasanaethau tân ac achub chwilio’n barhaus am ffyrdd o wella eu heffeithiolrwydd a’u heffeithlonrwydd. Mae hyn yn cynnwys trawsnewid sut maent yn gweithio a gwella eu gwerth am arian. Dylai fod gan wasanaethau gynlluniau gwariant cadarn sy’n adlewyrchu heriau ariannol a chyfleoedd effeithlonrwydd yn y dyfodol, a dylent fuddsoddi mewn gwell gwasanaethau i’r cyhoedd.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Dylai’r gwasanaeth wella ei ddull o nodi, gwireddu a monitro arbedion ac arbedion effeithlonrwydd

Ariennir y gwasanaeth drwy ardoll a osodir ar y deg awdurdod unedol yn ardal y gwasanaeth. Mae’n ymgynghori â nhw ynghylch ei ofynion ac unrhyw gynnydd arfaethedig i’r ardoll. Mae’r strategaeth ariannol tymor canolig yn seiliedig ar ragolygon ac amcangyfrifon realistig. Mae ei ragolwg ariannol ar gyfer y dyfodol yn seiliedig ar ragdybiaethau rhesymol a chynllun senario gwaethaf. Fodd bynnag, er ei bod yn annhebygol, pe byddai unrhyw newidiadau i drefniadau ariannu’r gwasanaeth, nid oes ganddo unrhyw gynlluniau yn eu lle i ddweud sut y byddai’r gwasanaeth yn delio â’r senario hwn.

Mae’r cyfleoedd a nodwyd gan y gwasanaeth i wneud arbedion neu gynhyrchu incwm pellach yn gyfyngedig. Nid yw ei gynllun strategol yn manylu ar ddull y gwasanaeth o nodi, gwireddu a monitro arbedion effeithlonrwydd os oes angen gostyngiadau mewn gwariant yn y dyfodol, neu os defnyddir cyllid i fuddsoddi mewn ffyrdd newydd o weithio.

Mae’r gwasanaeth yn gwybod am rai o’i heriau ariannol yn y dyfodol, megis codiadau cyflog a chwyddiant, ond nid yw’r rhain wedi’u manylu yn ei gofrestrau risg. Mae’r gwasanaeth hefyd yn cydnabod bod angen iddo adolygu diogelwch cymunedol i wneud yn siŵr y gall barhau i gyflawni ei waith yn erbyn cefndir o lai o arian grant.

Mae’r gwasanaeth yn gweithio gyda gwasanaethau tân ac achub eraill yng Nghymru i ddarparu tybiaethau cynllunio sy’n weddol gyson. Mae hefyd yn gweithio’n rhagweithiol gyda Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i gyfathrebu maint pwysau costau yn y dyfodol i Lywodraeth Cymru.

Mae angen i’r gwasanaeth wella ei gynlluniau ar gyfer cynnal ei gronfeydd ariannol wrth gefn

Mae gan y gwasanaeth gynllun ar gyfer defnyddio ei gronfeydd wrth gefn, ond nid yw’n glir a yw hyn yn gynaliadwy. Mae ganddo gronfeydd cyffredinol digonol. Mae cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd ar gael i gefnogi newid a chynlluniau prosiect, sy’n destun craffu a her annibynnol.

Fodd bynnag, canfuom fod angen i’r gwasanaeth ddatblygu cynlluniau i gynyddu ei lefelau wrth gefn cyffredinol i ddiwallu risgiau ariannol yn y dyfodol, megis codiadau cyflog uwch na’r disgwyl. Dylai’r cynlluniau hyn hefyd gynnwys ailgyflenwi cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd ar ôl eu defnyddio. Nid oes gan y gwasanaeth ychwaith strategaeth cronfeydd wrth gefn gyhoeddedig ar gyfer cyfnod ei strategaeth ariannol tymor canolig gyfredol.

Mae angen i’r gwasanaeth ddangos yn gliriach sut mae ei gynlluniau ystad yn gysylltiedig â’i flaenoriaethau strategol

Mae gan y gwasanaeth strategaeth fflyd, sydd wedi’i hadolygu’n annibynnol. Mae ganddo hefyd gynllun ystâd ond dim strategaeth ystâd.

Mae gan y gwasanaeth raglen gyfalaf saith mlynedd ar waith, sy’n cael ei llywio gan arolygon o gyflwr adeiladau. Mae’n cymryd camau rhagweithiol i leihau ei ôl troed carbon, ac mae wedi buddsoddi mewn cerbydau trydan a seilwaith. Mae hefyd wedi buddsoddi £7 miliwn mewn gorsaf dân carbon-niwtral newydd yn New Inn, Pont-y-pŵl. Mae wedi caffael pedwar cerbyd lles newydd. Llywiwyd y caffael hwn gan weithgor ac roedd yn destun asesiad o’r effaith ar gydraddoldeb.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn y camau cynnar o gyflwyno cyfleuster dadheintio. Er bod hyn yn gadarnhaol, mae wedi cael effaith negyddol ar feysydd eraill o waith y gwasanaeth. Gall diffyg strategaeth ystâd olygu bod y gwasanaeth yn newid cynlluniau heb ddigon o ystyriaeth. Nid yw wedi cynnal adolygiad o gyflenwi ar gyfer tân ers blynyddoedd lawer, sy’n golygu na all fod yn siŵr bod ei asedau a’i ystâd yn bodloni ei ofynion presennol a rhai’r dyfodol.

Mae’r gwasanaeth yn defnyddio KPIs i asesu pa mor effeithiol ac effeithlon y mae’n defnyddio ei fflyd. Mae’n defnyddio adborth gweithredol i sicrhau bod ei gerbydau yn y lleoliadau cywir ac yn bodloni anghenion gweithredol. Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi cymryd cyfrifoldeb am gynnal a chadw fflyd gydnerthedd cenedlaethol Cymru. Roedd hyn yn cael ei wneud yn flaenorol gan gontractwr allanol. Mae’r gwasanaeth yn disgwyl y bydd hyn yn arwain at arbedion, ac roedd yn bwriadu gwerthuso’r trefniant unwaith y byddai wedi bod yn ei le ers chwe mis.

Mae angen i’r gwasanaeth sicrhau bod ei TG yn cefnogi gofynion presennol a rhai’r dyfodol

Mae gan y gwasanaeth gynllun TG blynyddol, ac mae ei gynllun strategol yn cynnwys thema am wneud defnydd da o dechnoleg. Fodd bynnag, nid yw’r strategaeth a’r cynllun TG yn cysylltu’n effeithiol â’r cynllun strategol. Nid yw’r strategaeth TG yn esbonio sut y bydd yn defnyddio arloesi neu dechnoleg i gefnogi gofynion y dyfodol.

Mae’r gwasanaeth wedi buddsoddi’n ddiweddar mewn cymorth TG i wella ei seiberddiogelwch, ond anaml y mae’n ystyried yn rhagweithiol sut y gall newidiadau mewn technoleg ac arloesi yn y dyfodol wella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd ei weithlu. Mae gan y gwasanaeth ddull adweithiol o ystyried buddsoddiadau TG, yn hytrach na dull rhagweithiol o gyflawni blaenoriaethau strategol.

Nid oes gan y gwasanaeth system electronig addas ar gyfer rheoli gweithgareddau atal ac amddiffyn. Mae wedi cyflwyno system trosglwyddo digwyddiadau aml‑asiantaeth i’w weithrediad rheoli tân, sy’n golygu y gall rannu gwybodaeth â heddluoedd. Fodd bynnag, ar adeg ein harolygiad, nid oedd eto wedi caffael offeryn cyflenwi dynamig ar gyfer tân nac wedi rhoi cynrychiolaeth weledol i weithredwyr o leoliad adnoddau.

Mynegodd llawer o staff ar bob lefel bryderon wrthym am nifer y systemau a oedd yn cael eu defnyddio, eu hygyrchedd, a pha mor hawdd oedd eu defnyddio. Er enghraifft, dywedodd rhai staff wrthym ei bod yn anodd dod o hyd i’r wybodaeth yr oedd ei hangen arnynt ar y fewnrwyd a BMIS. Dywedodd eraill fod rhai systemau yn dameidiog a bod angen eu hintegreiddio, gan gynnwys y rhai a oedd yn cefnogi hyfforddiant a gweithgareddau gwasanaethau pobl.

Anaml y bydd y gwasanaeth yn ystyried manteisio ar y cyfleoedd hyn i wella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd. Mewn rhai achosion, mae’r systemau TG yn rhwystro perfformiad staff.

Dylai fod gan y gwasanaeth ddulliau rheoli rhaglen cadarn ar waith i gefnogi newid

Mae gan y gwasanaeth gapasiti a gallu cyfyngedig i sicrhau newid cynaliadwy. Canfuom hefyd dystiolaeth gyfyngedig ei fod yn gweithio gydag eraill i wella effeithlonrwydd, ac nid oedd buddion y gwaith a wnaeth wedi’u diffinio’n dda. Gwelsom ddiffygion ynghylch cynllunio strategol, cyfeiriad a gwneud penderfyniadau. Roedd hyn oherwydd newid mewn uwch arweinwyr a throsiant rheolwyr rheolaidd.

Er mwyn rheoli faint o newid y mae angen iddo ei wneud, mae’r gwasanaeth wedi datblygu rhaglen drawsnewid o’r enw Camu Ymlaen, gan ganolbwyntio ar y meysydd canlynol:

• llywodraethu a strategaeth;
• arweinyddiaeth;
• cyfathrebu ac ymgysylltu;
• moeseg, gwerthoedd ac ymddygiad;
• polisïau a gweithdrefnau;
• rheoli talent;
• amrywiaeth, cynhwysiant, cydlyniant a thegwch;
• trawsnewid digidol; ac
• amgylchedd diogel a chadarnhaol.

Mae’r gwasanaeth wedi buddsoddi mewn rhai staff newydd i gyflawni ei raglen drawsnewid. Fodd bynnag, dywedodd wrthym ei fod yn wynebu heriau o ran recriwtio digon o bobl i rolau proffesiynol ym meysydd cyllid, ystadau, iechyd a diogelwch, a chaffael. Ar adeg ein harolygiad, nid oedd yn glir ychwaith pa gyllid y byddai ei angen ar y gwasanaeth i gyflawni ei raglen drawsnewid.

Nid oes gan y gwasanaeth ddull na pholisi sefydledig ar gyfer rheoli prosiectau. Gwelsom dystiolaeth nad oedd prosiectau’n cael eu cwblhau ar amser a chynlluniau heb eu diweddaru. Yn y blynyddoedd diwethaf, mae’r gwasanaeth wedi derbyn rhai argymhellion o adolygiadau amrywiol. Mae proses gadarn ar gyfer rheoli prosiectau yn hanfodol i’r gwasanaeth weithredu ar yr argymhellion a chyflawni gwelliannau.

Mae’r diffyg achosion busnes cadarn yn golygu nad yw’r gwasanaeth yn mynegi nac yn gwerthuso effaith, costau, buddion a chanlyniadau ei brosiectau’n llawn.

Mae’r gwasanaeth yn derbyn rhywfaint o arian grant

Mae’r gwasanaeth wedi cael rhywfaint o arian ychwanegol gan Lywodraeth Cymru ar gyfer gweithgareddau gweithredol, ac i gefnogi fflyd a seilwaith cynaliadwy – er enghraifft, mewn perthynas â diogelwch cymunedol, a cherbydau trydan a seilwaith, fel rhan o flaenoriaethau cynaliadwyedd y gwasanaeth.

Mae cyfraddau llog uchel hefyd wedi rhoi rhywfaint o incwm llog i’r gwasanaeth, ond mae cyfleoedd cyfyngedig i’r gwasanaeth gynhyrchu incwm ychwanegol.

Hyrwyddo’r gwerthoedd a’r diwylliant cywir

Dylai fod gan wasanaethau tân ac achub ddiwylliannau cadarnhaol a chynhwysol, wedi’u modelu gan ymddygiad eu huwch arweinwyr. Dylai gwasanaethau hybu iechyd a diogelwch yn effeithiol, a dylai staff gael mynediad at ystod o gymorth llesiant y gellir ei deilwra i’w hanghenion unigol.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Dylai’r gwasanaeth sicrhau bod uwch arweinwyr yn arddangos gwerthoedd y gwasanaeth

Fel rhan o’n gweithgaredd arolygu, rydym yn cynnal arolwg staff i roi dealltwriaeth i ni o ganfyddiadau o weithio yn y gwasanaeth, ac i wneud yn siŵr bod pob aelod o staff yn cael y cyfle i gyfathrebu â ni. Yn ystod yr arolygiad hwn, ymatebodd 427 o’r 1,736 o staff (24.6 y cant) yng Ngwasanaeth Tân ac Achub De Cymru i’n harolwg.

Mae gan y gwasanaeth ddatganiad o werthoedd, sy’n cynnwys Cod Moeseg Craidd yr NFCC. Dangosodd ein harolwg staff fod 94 y cant o ymatebwyr (401 allan o 427) yn ymwybodol o werthoedd y gwasanaeth.

Nid yw diwylliant y sefydliad bob amser yn cyd-fynd â’i werthoedd ar bob lefel. Nid oedd rhai mathau o ymddygiad a welsom neu y dywedwyd wrthym amdanynt yn bodloni’r safonau disgwyliedig, ac nid oedd diwylliant cryf o herio. Er enghraifft, dywedodd rhai staff wrthym eu bod yn teimlo’n anghyfforddus ynghylch rhoi adborth i uwch reolwyr neu arweinwyr neu eu herio. Clywsom fod rhai aelodau o staff yn teimlo eu bod yn cael eu tanseilio gan arweinwyr, neu’n poeni y gallai codi llais effeithio ar eu gyrfa.

Dangosodd ein harolwg staff fod 81 y cant o ymatebwyr (324 allan o 401) yn cytuno bod eu rheolwr yn modelu ac yn cynnal gwerthoedd y gwasanaeth yn gyson. Ac roedd 89 y cant (356 allan o 401) yn cytuno bod eu cydweithwyr yn modelu ac yn cynnal gwerthoedd y gwasanaeth yn gyson. Fodd bynnag, teimlai staff nad oedd uwch arweinwyr bob amser yn gweithredu fel modelau rôl cadarnhaol, gan mai dim ond 48 y cant o ymatebwyr (194 allan o 401) a gytunodd fod uwch arweinwyr yn modelu ac yn cynnal gwerthoedd y gwasanaeth yn gyson.

Clywsom hefyd farn gymysg am brofiad staff o amlygrwydd ac ymgysylltiad uwch arweinwyr, ac am ddiffygion ynghylch arweinyddiaeth a gwneud penderfyniadau.

Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo wneud mwy i gyfleu ei werthoedd a sicrhau bod pawb yn eu deall, felly mae wedi datblygu rhaglen o’r enw Educate to Prevent [Addysgu er mwyn Atal]. Mae’r rhaglen yn cael ei chyflwyno i staff ar bob lefel, gan ddechrau gyda’r uwch dîm arwain. Mae’n cynnwys sesiynau wyneb yn wyneb, gyda themâu fel safonau ac ymddygiad disgwyliedig, a thynnu coes yn erbyn bwlio. Ar adeg ein harolygiad, roedd y gwasanaeth yn treialu’r rhaglen, a bydd yn cael ei chyflwyno dros y chwe mis dilynol.

Mae’r gwasanaeth hefyd wedi gwneud ymrwymiad i weithredu ar argymhellion yr adolygiad diwylliant annibynnol. Mae wedi recriwtio cyfarwyddwr newid a rheolwr rhaglen newid diwylliant i arwain y gwaith hwn. Fodd bynnag, nid yw staff yn teimlo bod y gwasanaeth wedi cyfleu’r cynnydd yn y maes hwn yn dda.

Mae gan y gwasanaeth gymorth llesiant da ar gyfer ei weithlu, ond gallai wella cydbwysedd bywyd a gwaith i rai staff

Er bod ei strategaeth llesiant wedi dyddio, mae gan y gwasanaeth bolisïau llesiant ar waith. Mae wedi defnyddio canllawiau NFCC i lywio ei bolisïau menopos a mamolaeth.

Mae ystod o ddarpariaeth llesiant ar gael i gefnogi staff gyda’u hiechyd corfforol a meddyliol. Er enghraifft, mae rhaglen cymorth i gyflogeion a gwasanaethau iechyd galwedigaethol, y gall staff eu cyrchu’n uniongyrchol. Siaradodd y rhan fwyaf o staff yn gadarnhaol am gymorth llesiant y gwasanaeth.

Fodd bynnag, rhoddodd staff adroddiadau cymysg am eu profiad o’r cymorth sydd ar gael iddynt yn dilyn digwyddiad trawmatig. Ar adeg ein harolygiad, cysylltwyd â staff drwy e-bost ar ôl digwyddiad trawmatig. Mae’r e-bost yn cyfeirio at ble gallant ddod o hyd i gymorth os oes angen. Dywedodd rhai aelodau o staff y gellai’r gwaith dilynol fod wedi’i ffurfioli, ac y gallai’r gwasanaeth wirio i weld a oedd angen cymorth ar unigolyn. Mae’r gwasanaeth yn cymryd camau i wella’r cymorth sydd ar gael i staff yn dilyn digwyddiad trawmatig.

Mae gan y gwasanaeth rai prosesau ar waith i ddeall anghenion llesiant ei weithlu. Er enghraifft, mae’r grŵp llywodraethu ‘eich iechyd’ yn cynnwys cynrychiolwyr o bob rhan o’r gwasanaeth, ac mae’n archwilio risgiau a phryderon. Ar adeg ein harolygiad, roedd wedi ystyried gofal ar ôl digwyddiad yn ddiweddar ar ôl dod i gysylltiad â halogion.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod yr adolygiadau personol a gynhaliwyd rhwng staff a rheolwyr yn cynnwys gwiriad llesiant. Os bydd staff yn codi unrhyw bryderon yn yr adolygiadau hyn, gall y rheolwr eu hatgyfeirio i gael cymorth pellach.

Mae’r rhan fwyaf o staff yn teimlo y gallant gael mynediad at wasanaethau i gefnogi eu llesiant meddyliol. O’r rhai a ymatebodd i’n harolwg staff, roedd 84 y cant (357 allan o 427) yn cytuno eu bod yn teimlo eu bod yn gallu cael mynediad at wasanaethau i gefnogi eu llesiant meddyliol.

Fodd bynnag, yn ein harolwg staff, dim ond 63 y cant o’r ymatebwyr (267 allan o 427) a gytunodd eu bod yn sicrhau cydbwysedd da rhwng eu gwaith a’u bywyd preifat. Dywedodd rhai aelodau o staff wrthym eu bod yn teimlo’n flinedig oherwydd nifer yr adolygiadau thematig ac annibynnol o’r gwasanaeth. Mae rhai staff yn teimlo bod hyn yn arwain at newidiadau cyson mewn blaenoriaethau, a bod diffyg cyfeiriad strategol. Mae problemau ynghylch adnoddau mewn rhai adrannau hefyd yn arwain at lwythi gwaith gormodol.

Dylai’r gwasanaeth sicrhau bod yr holl staff yn cael hyfforddiant iechyd a diogelwch digonol

Mae gan y gwasanaeth bolisïau a gweithdrefnau iechyd a diogelwch effeithiol sy’n cael eu deall yn dda. O’r rhai a ymatebodd i’n harolwg staff, teimlai 88 y cant (376 allan o 427) fod gan y gwasanaeth weithdrefn glir ar gyfer adrodd am bob damwain a damweiniau a fu bron â digwydd. Dywedodd rhai staff wrthym fod unrhyw wybodaeth iechyd a diogelwch brys yn cael ei rhannu trwy hysbysiad ‘fflach’, yr oedd yn ofynnol iddynt ei ddarllen.

Fodd bynnag, roedd adborth gan gyrff cynrychioladol yn anghyson. Dywedodd rhai o’r cyrff hyn – ond nid pob un – wrthym fod y gwasanaeth yn rheoli iechyd a diogelwch ei staff yn dda. Ni ddywedodd pob corff cynrychioladol fod y gwasanaeth yn eu cynnwys mewn materion iechyd a diogelwch.

Canfuom hefyd, er bod y gwasanaeth yn rhoi hyfforddiant iechyd a diogelwch cychwynnol i staff, nad oedd yn darparu hyfforddiant gloywi. Pan wnaethom wirio sampl o gofnodion hyfforddi staff, canfuom nad oedd rhai aelodau o staff wedi cwblhau hyfforddiant iechyd a diogelwch.

Mae gan y gwasanaeth bolisi ffitrwydd, ac mae cynghorwyr iechyd a ffitrwydd penodedig yn cynnal profion.

Ar gyfer pobl mewn rolau diffodd tân (ymladdwyr tân, rheolwyr criw a rheolwyr gwylfa), gwisgwyr offer anadlu a hyfforddwyr hyfforddi:

• rhaid i’r rhai sydd â chynhwysedd aerobig sy’n hafal i 42.3mlO2/kg/mun ond llai na 44mlO2/kg/mun gwblhau prawf ffitrwydd unwaith bob 6 i 8 mis; a
• rhaid i’r rhai sydd â chynhwysedd aerobig o 44mlO2/kg/mun neu fwy gwblhau prawf ffitrwydd unwaith bob 12 i 24 mis.

Ar gyfer rolau gorchymyn digwyddiadau (rheolwyr gorsaf ac uwch) a gwisgwyr offer anadlu:

• rhaid i’r rhai sydd â chynhwysedd aerobig sy’n hafal i 36.8mlO2/kg/mun ond llai na 40mlO2/kg/mun gwblhau prawf ffitrwydd unwaith bob 6 i 8 mis; a
• rhaid i’r rhai sydd â chynhwysedd aerobig o 40mlO2/kg/mun neu uwch gwblhau prawf ffitrwydd o leiaf unwaith bob 3 blynedd.

Os bydd staff yn methu’r profion, mae’r gwasanaeth yn rhoi cymorth iddynt gyrraedd y safon ofynnol.

Gwelsom fod gan y rhan fwyaf o orsafoedd tân y gwasanaeth gyfleusterau ffitrwydd a champfa digonol. Yn ein harolwg staff, roedd 87 y cant o ymatebwyr (225 allan o 259) yn cytuno bod ganddynt amser i gynnal ffitrwydd gweithredol; cytunodd 96 y cant (247 allan o 258) y gallent gael mynediad i’r offer yr oedd ei angen arnynt.

Mae prosesau rheoli absenoldeb yn addas at y diben, ond gallai’r gwasanaeth wella ei systemau a’i ddata

Mae gan y gwasanaeth bolisi monitro lles a phresenoldeb, sy’n berthnasol i’r holl staff. Fodd bynnag, canfuom ei fod wedi dyddio. Roedd y rhan fwyaf o’r staff y siaradwyd â hwy yn gadarnhaol am y ffordd y mae’r gwasanaeth yn rheoli absenoldeb.

Mae’r tîm gwasanaethau pobl yn cynnal cyfarfod lles a llesiant wythnosol i drafod unrhyw achosion penodol sy’n ymwneud â phobl neu dimau, a pha gymorth y gall ei gynnig. Mae hefyd yn mynychu cyfarfod misol gyda’r tîm staffio canolog i drafod unrhyw faterion. Ychydig o dystiolaeth a welsom fod y gwasanaeth wedi ystyried unrhyw dueddiadau nac wedi cymryd camau o ganlyniad.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod data absenoldeb yn gyfyngedig, a’u bod yn y broses o ddatblygu dangosfwrdd BMIS newydd i roi data demograffig am absenoldeb – er enghraifft, rhywedd, oedran a hyd gwasanaeth. Fodd bynnag, dywedodd staff wrthym fod ansawdd y data yn dibynnu ar y gwasanaeth yn diweddaru ei systemau, a bod y systemau dan sylw yn gymhleth, yn aneffeithlon ac yn aneffeithiol.

Dywedodd rhai rheolwyr wrthym hefyd y byddent yn croesawu mwy o gymorth a hyfforddiant i’w helpu i reoli absenoldeb.

Nid yw’r gwasanaeth yn monitro oriau gwaith staff yn effeithiol

Yn y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2024, cofnodwyd bod 25.9 y cant o ddiffoddwyr tân amser cyflawn y gwasanaeth ar gontract deuol o fewn yr un gwasanaeth. Yn ogystal, roedd gan 0.2 y cant gontract gyda gwasanaeth arall, ac roedd gan 27.3 y cant gontract cyflogaeth eilaidd y tu allan i’r gwasanaeth a’r sector.

Mae gan y gwasanaeth bolisi ynghylch cyflogaeth eilaidd, gyda rhwymedigaeth orfodol ar staff i’w ddatgan a gofyn am gymeradwyaeth. O dan y polisi ‘cyflogaeth allanol’, rhaid i’r gwasanaeth sicrhau bod staff yn cydymffurfio â rheoliadau Oriau Gwaith 1998 a deddfwriaeth iechyd a diogelwch.

Fodd bynnag, canfuom ddiffyg goruchwyliaeth o staff a oedd â chontract deuol. Nid yw trefniadau’r gwasanaeth i wneud yn siŵr bod seibiannau priodol ar waith, ac nad yw staff yn gweithio oriau gormodol, yn addas i’r diben.

Mae’r gwasanaeth wedi cydnabod bod angen iddo wella’r ffordd y mae’n monitro oriau gwaith y rheini sydd â chyflogaeth eilaidd a chontractau deuol, fel y gall gefnogi eu llesiant yn well.

Cael y bobl iawn gyda’r sgiliau cywir

Dylai fod gan wasanaethau tân ac achub gynllun gweithlu ar waith sy’n gysylltiedig â’u cynllun strategol. Dylai nodi eu gofynion sgiliau presennol a rhai’r dyfodol a mynd i’r afael â bylchau gallu. Dylai hyn gael ei ategu gan ddiwylliant o welliant parhaus, gan gynnwys dysgu a datblygu priodol ar draws y gwasanaeth.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Mae cynllunio’r gweithlu yn aneffeithiol

Ychydig o dystiolaeth a welsom fod cynllunio’r gwasanaeth yn caniatáu iddo ystyried sgiliau’r gweithlu yn llawn a goresgyn unrhyw fylchau mewn gallu. Nid oes gan y gwasanaeth gynllun y gweithlu, ac ni all fod yn siŵr bod ganddo’r sgiliau a’r galluoedd sydd eu hangen arno i roi ei gynllun strategol ar waith.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi cynnal cyfarfod cynllunio’r gweithlu, lle bu’n ystyried symudiadau a lefelau staff. Fodd bynnag, nid oes strwythur clir i’r cyfarfod hwn. Yn hytrach, mae’n ymateb i anghenion presennol y gwasanaeth, heb unrhyw gynllunio ar gyfer gofynion y dyfodol. Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo wella trefniadau ar gyfer cynllunio’r gweithlu.

Ychydig o dystiolaeth a welsom fod y gwasanaeth yn gwneud unrhyw waith cynllunio olyniaeth. Nid yw’n ystyried nifer y swyddi gwag presennol a rhai’r dyfodol cyn iddo gynnal cylchoedd dyrchafiad. Mae’n cynnal ymgyrchoedd recriwtio pan yw’n nodi angen.

Mae nifer uchel o staff mewn swyddi dros dro. Mae hyn yn arwain at staff yn teimlo’n ansefydlog, ac at ddiffyg dilyniant. Mae angen i’r gwasanaeth wneud mwy i wella’r ffordd y mae’n ystyried ei anghenion ar gyfer y dyfodol a chynllunio ar gyfer olyniaeth. Dywedodd wrthym fod lleihau nifer y swyddi dros dro yn flaenoriaeth.

Mae angen i’r gwasanaeth wella’r ffordd y mae ei systemau a’i strwythurau tîm yn cefnogi gofynion hyfforddi ei holl staff

Mae gan y gwasanaeth beth dealltwriaeth o sgiliau a galluoedd ei weithlu. Mae ei gynllun hyfforddi yn cysylltu â’i gynllun strategol, mewn perthynas â hyfforddiant gweithredol a chynnal cymhwysedd. Fodd bynnag, mae’r cynllun hyfforddi yn canolbwyntio ar staff gweithredol yn unig. Nid yw’n cynnwys llawer o ystyriaeth i anghenion hyfforddi staff eraill, fel y rhai ym maes rheoli tân, staff corfforaethol a’r rheini mewn rolau arbenigol, fel TGCh a chyllid.

Mae canolfan hyfforddi a datblygu’r gwasanaeth yn un cymeradwy gan ganolfan ddyfarnu Sgiliau er Cyfiawnder, sy’n darparu cyrsiau fel y diploma lefel 3 mewn gweithrediadau gwasanaethau tân ac achub brys ar gyfer staff ar alwad ac amser cyflawn, ac ar gyfer rheoli digwyddiadau ar bob lefel. Fodd bynnag, dywedodd y gwasanaeth wrthym y byddai angen iddo recriwtio hyfforddwyr i lenwi swyddi gwag er mwyn bodloni ei ofynion hyfforddi dros yr ychydig flynyddoedd nesaf.

Mae’r gwasanaeth yn gweithio’n dda gyda Choleg Caerdydd a’r Fro, sy’n sicrhau ansawdd yr hyfforddiant yn rhaglen diffoddwyr tân prentis y gwasanaeth. Ar adeg ein harolygiad, roedd 150 o brentisiaid wedi cwblhau’r cwrs, ac roedd y capasiti wedi cynyddu o tua 14 i 24 o fyfyrwyr ym mhob carfan.

Fodd bynnag, nid yw pob un o’r staff yn teimlo eu bod yn cael digon o hyfforddiant. Yn ein harolwg staff, cytunodd 75 y cant o ymatebwyr (319 allan o 427) eu bod wedi cael digon o hyfforddiant i wneud eu gwaith yn effeithiol.

Gwelsom nad oedd staff yn cael yr ystod lawn o hyfforddiant i’w helpu i gyflawni eu rôl. Ar adeg ein harolygiad, roedd hyfforddiant lefel uchel ar gyfer staff gweithredol yndal i fynd ymlaen, ac nid oedd rhai aelodau o staff wedi cael yr hyfforddiant cywir i gynnal ymweliad SSRI. Canfuom hefyd fod tri modiwl cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant y gwasanaeth – tuedd anymwybodol, iaith gynhwysol ac arweinyddiaeth gynhwysol, ac iechyd a diogelwch – i gyd yn rhai untro, ac na fyddai staff yn cael unrhyw hyfforddiant gloywi.

Nid yw’r gwasanaeth yn ystyried sgiliau rheoli yn ei gynlluniau hyfforddi. Dywedodd staff wrthym fod angen mwy o hyfforddiant rheoli pobl ar reolwyr ac uwch arweinwyr. Canfuom fod diffyg hyfforddiant i gefnogi rheolwyr i ymdrin yn effeithiol â gwrthdaro, cwynion ac absenoldeb salwch.

Er bod systemau a strwythurau ar waith i gofnodi a rheoli hyfforddiant staff, canfuom eu bod yn anghymesur a bod diffyg goruchwyliaeth ganolog. Nid oes trefniant trosfwaol na system sengl sy’n monitro ac yn rheoli’r holl hyfforddiant a gyflawnir ar draws y gweithlu.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn defnyddio systemau a thimau amrywiol i gynnal hyfforddiant a chymwyseddau staff. Mae staff gweithredol yn defnyddio’r system pdrPro ar gyfer hyfforddiant sy’n hanfodol i risg, ond mae’r tîm dysgu a datblygu yn defnyddio system rheoli dysgu E-Hyb ar gyfer hyfforddiant ar ddiogelu a thuedd anymwybodol, er enghraifft.

Mae timau amrywiol hefyd yn ymwneud â darparu a chefnogi gweithgareddau hyfforddi. Ni welsom unrhyw gysylltiadau rhwng y systemau, na rhwng y timau dan sylw. Mae hyn yn arwain at ddiffyg cyfrifoldeb cyffredinol am hyfforddiant yn ei gyfanrwydd.

Mae’r gwasanaeth yn rhoi cyfleoedd dysgu a gwella i staff

Mae’r gwasanaeth yn darparu amrywiaeth o fentrau dysgu a datblygu, gan gynnwys dosbarthiadau meistr arweinyddiaeth. Dywedodd wrthym fod 118 aelod o staff (gweithredol a chorfforaethol) wedi cymryd rhan mewn sesiynau dosbarth meistr yn 2023/24.

Mae gan y gwasanaeth hefyd gronfa ddysgu ychwanegol, y gall staff wneud cais amdani i’w cefnogi gyda’u hanghenion hyfforddi neu ddatblygu, os nad yw’r hyn sydd ei angen arnynt ar gael fel rhan o ddarpariaeth hyfforddi a datblygu safonol y gwasanaeth. Gallai hyn gynnwys astudiaethau academaidd neu gymwysterau proffesiynol. Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod 50 o bobl (gweithredol a chorfforaethol) wedi defnyddio’r gronfa yn 2023/24.

Er bod y gwasanaeth yn cynnig dysgu a datblygiad i’r holl staff, dywedodd rhai aelodau o staff wrthym nad oeddent bob amser yn gallu cael mynediad atynt oherwydd ymrwymiadau gwaith. Dywedodd rhai staff wrthym hefyd nad oedd cyfleoedd yn gyson ar draws yr holl grwpiau staff.

Dangosodd ein harolwg staff mai dim ond 52 y cant o ymatebwyr (224 allan o 427) a gytunodd eu bod yn cael yr un cyfleoedd i ddatblygu â staff eraill yn y gwasanaeth.

Mae angen i’r gwasanaeth sicrhau bod ei holl staff yn gallu elwa ar y ddarpariaeth dysgu a gwella y mae’n ei chynnig.

Sicrhau tegwch a hyrwyddo amrywiaeth

Mae creu gweithlu mwy cynrychiadol yn rhoi manteision enfawr i wasanaethau tân ac achub. Mae’r rhain yn cynnwys mwy o fynediad at dalent a gwahanol ffyrdd o feddwl. Mae hefyd yn eu helpu i ddeall ac ymgysylltu â chymunedau lleol yn well. Dylai pob gwasanaeth sicrhau bod staff ar draws y sefydliad yn deall ac yn dangos ymrwymiad i gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant. Mae hyn yn cynnwys cymryd camau llwyddiannus i ddileu anghydraddoldeb a gwneud cynnydd i wella tegwch, amrywiaeth a chynhwysiant ar bob lefel o’r gwasanaeth. Dylai fynd ati’n rhagweithiol i geisio ac ymateb i adborth gan staff a sicrhau bod unrhyw gamau y mae’n eu cymryd yn ystyrlon.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Mae angen i’r gwasanaeth wella ei ddull o ofyn am adborth a her gan staff a gweithredu arno

Mae gan y gwasanaeth amrywiaeth o ffyrdd i aelodau staff godi pryderon. Mae’r rhain yn cynnwys polisi chwythu’r chwiban, llinell Speak Up Crimestoppers FRS, Dweud Eich Dweud a gweithdrefn gwyno. Fodd bynnag, mae staff yn defnyddio’r mentrau hyn yn adweithiol. Prin yw’r dystiolaeth bod y gwasanaeth yn pennu dull strategol, rhagweithiol o ymdrin â’r modd y mae arweinwyr yn cyfathrebu â staff.

Er bod rhai aelodau o staff wedi adrodd am brofiadau cadarnhaol o gyfathrebu ag uwch arweinwyr, nid oedd pob un wedi gwneud hynny. Nid yw’r gwasanaeth yn cynnal arolwg staff cynhwysfawr rheolaidd.

Yn ystod ein harolygiad, dywedodd rhai aelodau o staff wrthym nad yw’r gwasanaeth yn gofyn iddynt am adborth yn rheolaidd. Roeddent yn croesawu’r cyfle i siarad â’n tîm arolygu. Yn ddieithriad, roedd y staff y siaradom â nhw yn rhyngweithio’n gadarnhaol â’n tîm.

Mae gan staff hyder cyfyngedig ym mhrosesau adborth y gwasanaeth, ac nid yw llawer yn meddwl eu bod yn effeithiol. Yn ein harolwg staff, dim ond 50 y cant o’r ymatebwyr (212 allan o 427) oedd yn hyderus yn y prosesau ar gyfer rhoi adborth ar bob lefel, gyda 44 y cant (189 allan o 427) yn cytuno ei bod yn ddiogel herio’r ffordd yr oedd pethau’n cael eu gwneud yn y gwasanaeth.

Dywedodd rhai aelodau o staff wrthym eu bod yn ofni rhoi adborth i uwch arweinwyr neu eu herio. Dylai’r gwasanaeth wella hyder staff wrth roi adborth a theimlo’n ddiogel i herio’r ffordd y gwneir pethau.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn cynnal fforymau gweithredol ac anweithredol gyda chyrff cynrychiadol. Fodd bynnag, dywedodd cyrff cynrychiadol a chymdeithasau staff wrthym yr hoffent ymgysylltu’n well gan y gwasanaeth. Ar adeg ein harolygiad, dywedodd y prif swyddog tân a benodwyd yn ddiweddar wrthym y byddai cyfarfodydd ag undebau llafur yn cael eu cynnal yn amlach o hynny ymlaen.

Gwelsom rywfaint o dystiolaeth bod y gwasanaeth yn cyfathrebu â’r staff am faterion a oedd yn effeithio arnynt. Fodd bynnag, mae’r gwasanaeth yn cydnabod efallai na fu’r cyfathrebu hwn yn llwyddiannus bob amser. Yn ystod ein harolygiad, dywedodd llawer o aelodau staff wrthym fod cyfathrebu â nhw yn aneffeithiol ac yn anghyson, ac mai cyfyngedig fu’r arfarnu o weithgareddau cyfathrebu.

Yn ein harolwg staff, roedd 26 y cant o’r ymatebwyr (111 o 427) yn cytuno bod y gwasanaeth yn rheoli newid yn dda, a 51 y cant (218 o 427) yn cytuno bod y gwasanaeth yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am faterion a oedd yn effeithio arnynt.

Mae’r gwasanaeth wedi recriwtio mwy o staff i’w helpu i wella cyfathrebu corfforaethol. Mae hefyd yn cydnabod y dylai gyfathrebu â staff yn gynharach am ddatblygiad polisi a newidiadau sy’n effeithio arnynt. Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi rhoi cynllun cyfathrebu cadarn ar waith, a oedd yn cynnwys y prif swyddog tân newydd yn ymweld â phob gorsaf a phob tîm o fewn y ddau fis cyntaf ar ôl ymuno â’r gwasanaeth.

Mae angen i’r gwasanaeth fod yn fwy effeithiol wrth fynd i’r afael â bwlio, aflonyddu a gwahaniaethu

Dylai’r gwasanaeth wella dealltwriaeth staff o fwlio, aflonyddu a gwahaniaethu, gan gynnwys eu dyletswydd i’w dileu. Yn ein harolwg staff, dywedodd 17 y cant o ymatebwyr (73 allan o 427) wrthym eu bod wedi teimlo eu bod yn cael eu bwlio neu eu haflonyddu yn y gwaith yn ystod y 12 mis diwethaf. Dywedodd ymatebwyr wrthym mai’r ffactorau mwyaf cyffredin yn y bwlio neu’r aflonyddu oedd perfformiad yn y gwaith, y rôl, neu delerau eu contract.

Dangosodd ein harolwg staff hefyd fod 17 y cant o ymatebwyr (73 allan o 427) wedi teimlo bod gwahaniaethu yn eu herbyn wedi digwydd yn y gwaith yn ystod y 12 mis diwethaf. Dywedodd ymatebwyr wrthym mai’r ffactorau mwyaf cyffredin yn y gwahaniaethu oedd rôl, telerau eu contract, neu rywedd.

Y prif reswm pam na wnaeth y rhan fwyaf o ymatebwyr adrodd am y bwlio, aflonyddu neu wahaniaethu oedd eu bod yn meddwl na fyddai dim yn digwydd o ganlyniad.

Cynyddodd nifer y camau disgyblu a gymerwyd gan y gwasanaeth o 15 yn 2021/22 i 31 yn 2023/24. Mae’r gwasanaeth wedi datblygu cronfa ddata rheoli achosion disgyblaeth a chwyno er mwyn deall niferoedd a thueddiadau. Fodd bynnag, nid yw’n glir beth mae’r gwasanaeth yn ei wneud i ddefnyddio unrhyw ddysgu o’r wybodaeth yn y gronfa ddata hon i wella prosesau, addysg a hyfforddiant. Nid yw’n glir ychwaith a yw’r gwasanaeth yn deall a yw staff â nodwedd warchodedig yn cael eu heffeithio’n anghymesur.

Er bod gan y gwasanaeth bolisïau a gweithdrefnau clir ar waith, prin yw’r hyder sydd gan staff ynghylch pa mor dda y gallant ymdrin ag achosion o fwlio, aflonyddu neu wahaniaethu, yn ogystal â chwynion a disgyblaeth. Dywedodd sawl aelod o staff wrthym nad oedd polisïau a gweithdrefnau’n addas i’r diben gan fod y rhan fwyaf ohonynt wedi dyddio. Er enghraifft, adolygwyd y polisi urddas yn y gwaith ddiwethaf yn 2016. Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo gynnal adolygiad llawn o’i bolisïau a gweithdrefnau gwasanaethau pobl.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym, oherwydd nifer y camau disgyblu yr oedd yn ymdrin â hwy, a’r angen i adolygu achosion hanesyddol ar ôl argymhelliad gan yr adolygiad diwylliant annibynnol, fod staffio a chapasiti yn broblem. Mae hyn yn golygu nad yw’r gwasanaeth yn cynnal rhai ymchwiliadau a gwrandawiadau yn ddigon prydlon. Dywedodd rhai o’r staff a fu’n ymwneud ag ymchwiliadau wrthym nad oeddent wedi cael eu hysbysu na’u diweddaru’n briodol am gynnydd yr ymchwiliadau. Mae hyn yn cael effaith ar lesiant staff ac yn gwneud i staff deimlo bod diffyg tryloywder.

Mae’r gwasanaeth yn cydnabod bod angen iddo wneud gwelliannau. Dywedodd wrthym fod gwaith yn mynd rhagddo, ac y byddai ailstrwythuro gwasanaethau pobl yn rhoi pwyntiau cyswllt penodol i reolwyr. Mae hyfforddiant hefyd wedi’i gynnwys yn y rhaglen arweinyddiaeth, ac ar adeg ein harolygiad, roedd cyfreithwyr wedi rhoi hyfforddiant yn ddiweddar i aelodau panel cwynion a disgyblu’r gwasanaeth.

Mae’r gwasanaeth hefyd wedi datblygu Educate to Prevent, rhaglen staff am werthoedd ymddygiad, gan gynnwys bwlio, aflonyddu a gwahaniaethu. Ar adeg ein harolygiad, roedd yn treialu’r rhaglen, gyda’r nod o’i chyflwyno i staff ar bob lefel.

Mae angen i’r gwasanaeth wneud mwy i wella amrywiaeth ei weithlu

Mae angen i’r gwasanaeth wneud mwy i sicrhau bod ei brosesau recriwtio yn deg ac yn hygyrch i ymgeiswyr o amrywiaeth o gefndiroedd. Ar adeg ein harolygiad, nid oedd gan y gwasanaeth bolisi recriwtio cymeradwy. Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod gan reolwyr recriwtio ofynion gwahanol, a oedd yn golygu bod prosesau’n amrywio. Fodd bynnag, mae hyn yn golygu na all y gwasanaeth fod yn siŵr bod dulliau gweithredu yn gyson ac yn ystyried anghenion ymgeiswyr.

Mae’r gwasanaeth yn hysbysebu rolau yn allanol ac yn fewnol. Mae hefyd wedi cyflwyno sifftio dall, ac mae cynrychiolydd gwasanaethau pobl yn goruchwylio paneli cyfweld i helpu i sicrhau bod cyfweliadau yn deg. Fodd bynnag, nid yw rhai staff yn meddwl bod y broses recriwtio yn dryloyw nac yn deg o ran darparu addasiadau rhesymol i ymgeiswyr.

Prin oedd y dystiolaeth a welsom fod y gwasanaeth yn deall amrywiaeth yr ymgeiswyr. Dywedodd rhai staff wrthym, er bod y gwasanaeth wedi craffu ar broses recriwtio diffoddwyr tân llawn amser yn ddiweddar mewn perthynas ag amrywiaeth ymgeiswyr, nad oedd hynny’n wir ar gyfer prosesau recriwtio eraill.

Nid yw’r gwasanaeth yn cyfeirio ei holl ymgyrchoedd recriwtio at grwpiau a dangynrychiolir, ac nid yw’n eu gwneud i gyd yn hygyrch i’r grwpiau hynny. Ar adeg ein harolygiad, nid oedd yn cyflawni newid yn y maes hwn i gynyddu amrywiaeth ei weithlu. Dywedodd y gwasanaeth wrthym nad oedd yn defnyddio gweithredu cadarnhaol mewn ymgyrchoedd recriwtio.

Fodd bynnag, canfuom dystiolaeth fod y gwasanaeth yn cynnal digwyddiadau penodol i fenywod, gan gynnwys sesiynau rhithwir ar ddod yn ddiffoddwr tân. Mae hefyd wedi gwneud gwaith mewn mosgiau lleol ac yn y gymuned Somali i hyrwyddo gyrfaoedd yn y gwasanaeth tân ac achub. Mae’n cynnal adolygiad o’r polisi profi ffitrwydd diffoddwyr tân i fynd i’r afael ag unrhyw anghymesuredd wrth recriwtio.

Mae’r gwasanaeth wedi gwneud rhywfaint o waith i ddadansoddi data i lywio ymgyrchoedd recriwtio, ond canfuom fod diffyg adnoddau yn golygu na allai barhau â’r gwaith.

Rhoddodd y gwasanaeth rywfaint o ddata gweithlu i ni, ond roedd o ansawdd gwael. Mae’r gwasanaeth wedi cydnabod bod angen iddo wella data yn y maes hwn. Mae’r data hyn yn dioddef o effaith negyddol anghysondebau hanesyddol wrth gasglu ac adrodd. Nid yw’r gwasanaeth yn gwybod beth yw demograffeg cyfran fawr o’i weithlu.

Ar 31 Mawrth 2024, cyfran y pethau anhysbys ar gyfer pob demograffig yn y gwasanaeth oedd:

• 40 y cant ar gyfer rhywedd;
• 51 y cant ar gyfer statws anabledd;
• 66 y cant ar gyfer cyfeiriadedd rhywiol;
• 77 y cant ar gyfer crefydd; ac
• 88 y cant ar gyfer ethnigrwydd.

Mae llawer o aelodau’r gweithlu yn dewis peidio â datgan eu nodweddion gwarchodedig i’r gwasanaeth. Dywedodd rhai staff wrthym fod cyfathrebu mewnol â staff yn eu hannog i gofnodi eu data demograffig wedi bod yn wael. Mae’r gwasanaeth yn gobeithio y bydd y data hyn yn gwella, o ystyried y buddsoddiad y mae’n ei wneud mewn cyfathrebu â staff.

Mae gan y gwasanaeth nifer isel o bobl y gwyddys eu bod o grwpiau a dangynrychiolir yn y gweithlu, megis menywod, pobl o gefndiroedd lleiafrifoedd ethnig, ac aelodau o’r gymuned LGBTQ+.

O ganlyniad, nid yw’r gwasanaeth yn adlewyrchu’r gymuned leol y mae’n ei gwasanaethu.

Mae’r gwasanaeth yn cymryd camau i wella ei ddull o ymdrin â chydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant

Mae angen i’r gwasanaeth wella ei ymagwedd at gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant. Mae’n cynnal amrywiaeth o fesurau i gefnogi hyn. Mae gan y gwasanaeth bartner amrywiaeth, cynhwysiant, cydlyniant a thegwch (DICE) penodedig – sy’n aelod o staff AD – a gweithgor cynhwysol. Mae ganddo sawl hyrwyddwr DICE ac mae’n rhoi hyfforddiant i staff ar bynciau fel tuedd anymwybodol, iaith gynhwysol a chyfathrebu, ac ymwybyddiaeth o’r menopos.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod wedi gwneud gwelliannau i hygyrchedd ei gyrsiau. Er enghraifft, mae wedi darparu clustffonau a gorchuddion sgrin i gefnogi rhai staff sy’n niwroddargyfeiriol.

Mae gan y gwasanaeth broses ar waith i asesu effaith cydraddoldeb. Mae’n gweithredu i wella cydraddoldeb pan fo angen. Mae wedi rhoi hyfforddiant i reolwyr i’w helpu i gynnal asesiadau o’r effaith ar gydraddoldeb. Fodd bynnag, canfuom fod angen gwella’r broses o oruchwylio’r broses, ac ni wnaeth y gwasanaeth ystyried data cydraddoldeb staff fel rhan o’r asesiad.

Dangosodd adolygiad o sampl o asesiadau o’r effaith ar gydraddoldeb, er bod y gwasanaeth wedi ymgynghori â’r partner DICE, nad oedd unrhyw gysylltiad gan rwydweithiau staff. Canfuom hefyd, pan gymerodd y gwasanaeth gamau o ganlyniad i asesiad o’r effaith ar gydraddoldeb, nad oedd yn ei fonitro ar gyfer cynnydd nac yn ei adolygu i ddeall yr effaith. Mae’r gwasanaeth yn rhoi rhywfaint o hyfforddiant cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant i staff, ond ychydig o hyfforddiant gloywi a gânt. Byddai’r gwasanaeth yn elwa o fabwysiadu rhaglen dreigl ar gyfer ei hyfforddiant a’i addysg i helpu i sicrhau bod gan staff y ddealltwriaeth sydd ei hangen arnynt.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod ganddo gynlluniau i ymgorffori cyfleusterau cynhwysol yn ei adeiladau. Yn ein harolwg staff, roedd 93 y cant o ymatebwyr (398 allan o 427) yn cytuno bod ganddynt fynediad at gyfleusterau gweithle sy’n briodol i’r rhywiau. Fodd bynnag, canfuom rywfaint o dystiolaeth nad oedd y gwasanaeth bob amser yn blaenoriaethu’r gwaith i wella cyfleusterau cynhwysol. Er enghraifft, roedd cyllid ar gyfer rhywfaint o’r gwaith arfaethedig mewn gorsaf wedi’i ddargyfeirio i ardaloedd eraill.

Gwelsom dystiolaeth hefyd fod rhai aelodau o staff yn teimlo nad oeddent yn cael eu trin yn gyfartal ag eraill. Dywedodd nifer o staff ar alwad wrthym eu bod yn teimlo dan anfantais oherwydd prosesau recriwtio amser cyflawn. Dywedodd rhai staff hefyd fod y trefniadau’n effeithio’n negyddol ar gyfleusterau staff y gwasanaeth tân ac achub ar rai safleoedd yr oedd y gwasanaeth yn eu rhannu â gwasanaethau brys eraill. Dywedodd rhai aelodau o staff wrthym nad oeddent yn teimlo bod ganddynt eu gofod eu hunain, a’u bod yn teimlo eu bod yn cael eu tanbrisio o ganlyniad.

Rheoli perfformiad a datblygu arweinwyr

Dylai fod gan wasanaethau tân ac achub drefniadau rheoli perfformiad cadarn ac ystyrlon ar waith ar gyfer eu staff. Dylid cefnogi pob aelod o staff i gyflawni eu potensial a dylid canolbwyntio ar ddatblygu staff a gwella amrywiaeth i rolau arwain.

Rydym yn nodi ein canfyddiadau manwl isod.

Prif ganfyddiadau

Mae angen i’r gwasanaeth wneud mwy o waith i reoli perfformiad unigolion yn effeithiol

Mae gan y gwasanaeth broses ar waith ar gyfer perfformiad a datblygiad. Dywedodd wrthym y dylai staff fod wedi cael trafodaeth fisol gyda’u rheolwr am eu llesiant a pha mor dda yr oeddent yn perfformio yn y gwaith. Dylent hefyd gael trafodaeth flynyddol am eu hanghenion datblygu a’u nodau gyrfa.

Yn ein harolwg staff, dywedodd 82 y cant o ymatebwyr (352 allan o 427) wrthym eu bod wedi cael adolygiad neu werthusiad datblygiad personol ffurfiol yn y 12 mis diwethaf, ond nid oedd 59 y cant (208 o 352) ohonynt yn ei weld yn ddefnyddiol. Yn ystod ein harolygiad, dywedodd rhai aelodau o staff wrthym fod adolygiadau yn cael eu gweld fel ymarfer ticio blychau.

Ar gyfer 2023/24, canfuom fod cyfraddau cwblhau ar gyfer adolygiadau datblygiad personol yn amrywio o 36 i 86 y cant ar draws gwahanol grwpiau staff. Canfuom hefyd fod cynnwys adolygiadau yn anghyson ac nad oeddent bob amser yn cynnwys trafodaeth perfformiad. Mae hyn yn golygu nad oes gan yr holl staff amcanion penodol ac unigol. Ac nid yw perfformiad yr holl staff wedi cael ei asesu yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Gallai’r gwasanaeth wneud mwy i gynnwys amcanion perfformiad ac amcanion personol sy’n cefnogi ei gynlluniau strategol a gwella.

Nid oes gan staff hyder yn y broses ddyrchafu

Mae angen i’r gwasanaeth wneud mwy i sicrhau bod ei brosesau hyrwyddo a dilyniant yn deg ac yn cael eu gweld yn deg. Yn ein harolwg staff, dim ond 34 y cant o ymatebwyr (147 allan o 427) oedd yn cytuno bod y broses ddyrchafu yn y gwasanaeth yn deg.

Fel rhan o’n harolygiad, adolygwyd y ddogfennaeth o’r tair proses ddyrchafu. Canfuom nad oedd gan yr holl brosesau hynny ddull cyson a thryloyw. Yn ystod ein harolygiad, dywedodd rhai staff wrthym eu bod yn teimlo bod diffyg tryloywder ynghylch rhai penderfyniadau dyrchafu, a bod pyst gôl yn cael eu symud yn ystod prosesau dyrchafu.

Mae rhai aelodau o staff yn gadarnhaol ynghylch cynnwys aelod annibynnol o staff a chynrychiolwyr gwasanaethau pobl mewn paneli dyrchafu. Fodd bynnag, mae angen i’r gwasanaeth wneud mwy i sicrhau bod pob proses yn deg ac yn dryloyw.

Fel yr eglurwyd yn gynharach yn yr adroddiad hwn, nid oes gan y gwasanaeth brosesau cynllunio olyniaeth cryf ar waith. Mae hyn yn golygu nad yw’n rheoli llwybrau gyrfa ei staff yn effeithiol, gan gynnwys y rheini mewn rolau sydd angen sgiliau arbenigol.

Nid yw’r gwasanaeth yn rheoli dyrchafiadau dros dro yn dda. Gwelsom dystiolaeth o nifer uchel o ddyrchafiadau dros dro, yr oedd rhai ohonynt wedi bod ar waith am gyfnod hwy nag y dylent fod. Oherwydd y nifer uchel o staff mewn swyddi dros dro, a lefel trosiant staff, mae penderfyniadau’n newid o hyd. Mae hyn yn golygu bod dryswch ynghylch blaenoriaethau a chyfeiriad y gwasanaeth.

Mae’r gwasanaeth yn cymryd camau i amrywio ei arweinyddiaeth, ond mae angen iddo wneud mwy

Mae’r gwasanaeth yn gwybod bod angen iddo wneud mwy i gynyddu amrywiaeth y gweithlu, yn enwedig o ran rheolwyr canol ac uwch. Mae rhywfaint o dystiolaeth ei fod yn cymryd camau i wella. Er enghraifft, mae’r holl swyddi gwag corfforaethol bellach yn cael eu hysbysebu’n fewnol ac yn allanol. Bydd swyddi gwag rheolwyr gweithredol hefyd yn dilyn y dull hwn, oni bai bod amgylchiadau eithriadol sy’n golygu na all y gwasanaeth wneud hyn – er enghraifft, os yw’r rôl yn un dros dro.

Mae’r gwasanaeth yn defnyddio amrywiol sianeli i roi cyhoeddusrwydd i swyddi gweigion. Mae’r rhain yn cynnwys ei fewnrwyd ei hun, gwefan NFCC, cyfryngau cymdeithasol a Menywod yn y Gwasanaeth Tan yn y DU.

Mae angen i’r gwasanaeth wneud yn siŵr ei fod yn nodi ac yn datblygu arweinwyr a staff â photensial uchel ar bob lefel yn effeithiol

Mae’r gwasanaeth yn darparu llwybrau gyrfa amrywiol i staff, yn seiliedig ar ganllawiau a ddarperir gan yr NFCC. Mae’r llwybrau wedi’u hanelu at gefnogi staff sy’n gweithio tuag at ddilyniant a dyrchafiad ar wahanol lefelau a chyfnodau yn eu gyrfa. Maent yn cynnwys:

• arwain eich hun;
• arwain eraill;
• arwain y swyddogaeth;
• arwain y gwasanaeth; ac
• y rhaglen arloesi.

Gall uwch arweinwyr fynychu rhaglen arweinyddiaeth weithredol.

Dywedodd y gwasanaeth wrthym fod cwblhau’r llwybr perthnasol yn rhagofyniad ar gyfer unrhyw aelod o staff sy’n gwneud cais am ddyrchafiad. Fodd bynnag, canfuom nad oedd gan rai rheolwyr presennol y sgiliau na’r wybodaeth gywir am y maes yr oeddent yn ei reoli.

Dywedodd rhai aelodau o staff wrthym eu bod yn teimlo bod y broblem wedi’i gwaethygu gan nifer y newidiadau rheolaethol a oedd wedi digwydd. Gwelsom hefyd rywfaint o dystiolaeth o reolwyr eu hunain yn teimlo nad oeddent wedi cael digon o hyfforddiant a chymorth i reoli ac arwain pobl.

Wrth iddo ddatblygu ei gynllunio ar gyfer olyniaeth, dylai’r gwasanaeth ystyried rhoi cynlluniau rheoli talent ar waith i nodi a chefnogi staff i ddod yn uwch arweinwyr.

Er nad yw’r Bwrdd Safonau Tân yn goruchwylio’r safonau proffesiynol ar gyfer gwasanaethau tân ac achub Cymru, nod y gwasanaeth yw mabwysiadu arfer gorau. Dywedodd y gwasanaeth wrthym ei fod yn ystyried mabwysiadu safonau tân Arwain y Gwasanaeth ac Arwain a Datblygu Pobl.

Nôl i’r cyhoeddiad

Arolygiad o Wasanaeth Tân ac Achub De Cymru: Effeithiolrwydd, effeithlonrwydd a phobl