Adroddiad ar effeithiolrwydd trefniadau fetio yn Heddlu Gogledd Cymru

Amdanom ni

Mae Arolygiaeth Cwnstabliaeth Gwasanaethau Tân ac Achub Ei Fawrhydi (HMICFRS) yn asesu effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd heddluoedd a gwasanaethau tân ac achub yn annibynnol, er budd y cyhoedd. Wrth baratoi ein hadroddiadau, rydym yn gofyn y cwestiynau y byddai’r cyhoedd yn eu gofyn, ac yn cyhoeddi’r atebion ar ffurf hygyrch. Rydym yn defnyddio ein harbenigedd i ddehongli’r dystiolaeth a gwneud argymhellion ar gyfer gwella.

1.  Cyflwyniad

Fetio: digonol

Ym mis Medi 2021, gwnaethom newid y ffordd rydym yn adrodd ar ba mor effeithiol y mae lluoedd yn rheoli fetio a gwrthlygredd.

Yn flaenorol, fe wnaethom arolygu’r meysydd hyn fel rhan o’n rhaglen effeithiolrwydd, effeithlonrwydd a chyfreithlondeb yr heddlu (PEEL) a darparu ein canfyddiadau yn yr adroddiad arolygu.

Mae’r trefniadau newydd yn golygu y byddwn yn arolygu pob llu ar wahân i PEEL, er y byddwn yn parhau i ddefnyddio’r un dulliau ac yn cynhyrchu adroddiad yn cynnwys ein canfyddiadau, dyfarniadau graddedig ac unrhyw feysydd i’w gwella neu achosion o bryder. Bydd yr adroddiad ar gael drwy ddolen we o adroddiad PEEL diweddaraf y llu.

Ym mis Medi 2022, fe wnaethom arolygu Heddlu Gogledd Cymru i archwilio effeithiolrwydd trefniadau fetio’r lu. Gwnaethom friffio uwch bersonél yn y llu ar ddiwedd yr arolygiad. Dylid nodi na wnaethom gasglu tystiolaeth yn ystod ein harolygiad mewn perthynas â diwylliant ehangach y gweithlu. Ni wnaethom asesu arweinyddiaeth y tîm gweithredol a’r uwch reolwyr wrth osod disgwyliadau a safonau ar draws y sefydliad.

Mae’r adroddiad hwn yn nodi ein canfyddiadau. Mae’n cynnwys maes i’w wella a nodwyd adeg yr arolygiad, yr ydym yn cydnabod y gallai’r llu fod wedi mynd i’r afael ag ef eisoes.

2.  Pa mor effeithiol y mae’r heddlu yn fetio ei swyddogion a’i staff?

Fetio ymarfer proffesiynol awdurdodedig

Yn 2021, cyhoeddodd y Coleg Plismona yr ymarfer proffesiynol awdurdodedig (APP) ar fetio. Mae’r APP yn egluro rôl fetio wrth asesu addasrwydd pobl i wasanaethu yng ngwasanaeth yr heddlu, fel swyddog heddlu, cwnstabl gwirfoddol neu aelod o staff. Mae’n nodi’r safonau gofynnol y dylid eu cymhwyso ar gyfer pob lefel clirio. Mae hefyd yn rhestru’r isafswm o wiriadau fetio y dylid eu cynnal ar yr ymgeisydd, ei deulu a chymdeithion. Mae gan yr APP adran fawr sy’n rhoi arweiniad ar asesu bygythiad a risg mewn perthynas â phenderfyniadau fetio.

Mae’r APP fetio yn berthnasol i’r heddluoedd a gynhelir ar gyfer ardaloedd heddlu Cymru a Lloegr fel y’u diffinnir yn adran 1 Deddf yr Heddlu 1996.

System TG fetio’r heddlu

Ar adeg ein harolygiad, roedd Heddlu Gogledd Cymru wedi dechrau ar y broses o drosglwyddo cofnodion fetio o lawlyfr i system TG newydd. Nid yw’r system newydd yn cysylltu â’r system AD, ond mae’r adrannau’n cydweithio’n agos. Gwelsom nifer o daenlenni y mae AD yn eu hanfon at uned fetio’r heddlu (FVU) gyda gwybodaeth i’w helpu i reoli fetio. Mae hwn yn nodi adnewyddiadau ymlaen llaw, gan roi amser i FVU flaengynllunio ac anfon dogfennau a nodiadau atgoffa at swyddogion a staff.

Fetio’r gweithlu cyfredol

Dywedodd y llu wrthym, ym mis Medi 2022, fod ganddo gyfanswm o 3,046 o swyddogion heddlu, cwnstabliaid gwirfoddol, staff heddlu a swyddogion cymorth cymunedol yr heddlu.

Dywedodd y llu wrthym fod 83 o bobl (57 swyddog heddlu, 25 o staff yr heddlu ac 1 swyddog cymorth cymunedol yr heddlu) heb y lefel gywir o fetio ar gyfer eu rôl. Roedd hyn yn cynnwys 42 o bobl yr oedd eu fetio wedi dod i ben. Roedd y llu yn ymwybodol o’r achosion hyn ac wedi anfon nodiadau atgoffa at yr ymgeiswyr.

Galw a llwyth gwaith

Mae’r FVU yn defnyddio cyfres o daenlenni i reoli ei lwyth gwaith. Ar adeg ein harolygiad, roedd gan yr uned 313 o achosion yn aros i gael eu trin. Mae hyn yn cynnwys ceisiadau newydd ac adnewyddiadau ar gyfer fetio rheolwyr (MV) a fetio recriwtio.

Mae’r llu yn rhagweld y galw am fetio yn y dyfodol trwy weithio gydag AD. Mae rheolwr fetio’r llu yn cadw cofnodion cywir gyda dyddiadau a niferoedd recriwtio a ragwelir ar gyfer Rhaglen Ymgodiad yr Heddlu. Mae’r FVU ac AD yn diweddaru’r wybodaeth hon ac yn ei hystyried ochr yn ochr ag adnewyddiadau fetio. Mae hyn yn helpu cynllunio ymlaen llaw.

Dywedodd staff FVU wrthym fod eu llwythi gwaith yn gyson uchel. Fodd bynnag, mae hyn yn cael ei reoli gydag adnoddau dros dro yn cael eu postio i’r uned. Mae’r FVU wedi cyflwyno achos busnes ar gyfer adnoddau ychwanegol i helpu i drosglwyddo cofnodion fetio i’r system TG newydd. Yn gyffredinol, mae’r llu’n ymdopi’n dda â’r gofynion a roddir arno gan y rhaglen ymgodiad.

Mae Heddlu Gogledd Cymru yn rhoi cliriad fetio personél nad yw’n ymwneud â’r heddlu (NPPV) i gontractwyr, gwirfoddolwyr, a phobl sy’n gweithio mewn sefydliadau sy’n rhannu eiddo’r heddlu. Mae’n defnyddio’r FVU a’r gwasanaeth fetio contractwyr cenedlaethol gan Heddlu Swydd Warwig i gynnal gwiriadau NPPV.

Dywedodd y llu wrthym, ym mis Medi 2022, nad oedd 2 o’r 126 o bersonél nad oeddent yn heddlu wedi cael eu fetio. Nid yw’r FVU yn cael ei hysbysu’n gyson pan ddaw contractau i ben, neu pan fydd pobl yn gadael y cwmni dan gontract. Mae’n bosibl y bydd gan y bobl hyn gliriad fetio o hyd a mynediad i adeiladau a systemau TG yr heddlu.

Swyddi dynodedig

Mae gan rai rolau heddlu fynediad at wybodaeth fwy sensitif ac maent angen lefel uwch o fetio a elwir yn fetio rheolwyr (MV). Mae’r graddau y mae’r rôl yn gofyn am weithio gyda phobl agored i niwed hefyd yn ffactor i luoedd ei ystyried wrth benderfynu a yw rôl yn gofyn am MV. Mae’r APP fetio yn nodi y dylai lluoedd gadw cofnod o’r holl rolau MV ar restr fetio swyddi dynodedig.

Mae Heddlu Gogledd Cymru yn cynnal rhestr o swyddi dynodedig, ond cydnabu’r FVU ei bod yn anghyflawn. Nid yw’r llu wedi adolygu’r rhestr yn rheolaidd yn unol ag APP. Mae nifer o swyddi â mynediad i bobl agored i niwed y mae’r FVU wedi’u hasesu a ddylai fod ar y rhestr swyddi dynodedig, ond nid ydynt. Nid oes gan y bobl yn y swyddi y lefel gywir o fetio ar gyfer eu rôl. Mae’r FVU wedi dechrau adolygu’r swyddi hyn gyda phenaethiaid adran berthnasol.

Hysbysir yr FVU dri mis ymlaen llaw pan fydd angen adnewyddu MV. Mae hyn yn annog yr uned i anfon dogfennau adnewyddu. Ond nid yw’r rhain yn cael eu dychwelyd ar amser yn gyson, a daethom o hyd i bobl mewn swyddi dynodedig gydag MV wedi dod i ben.

Yn ogystal, yn aml nid yw’r FVU yn cael ei hysbysu cyn i unigolion gael eu symud neu eu dyrchafu i swyddi dynodedig, felly maent yn ymgymryd â’r rôl cyn cael eu clirio gan MV. Mae AD yn rhoi rhestr fisol i’r FVU sy’n nodi’r unigolion hyn, ond dim ond ar ôl iddynt symud. Dywedodd y llu wrthym fod ganddo 41 aelod o’i weithlu yn y sefyllfa hon.

Fe wnaethom adolygu detholiad o achosion MV. Ym mhob achos roedd yr FVU wedi cwblhau’r holl wiriadau gofynnol.

Trosglwyddeion

Mae APP ar fetio yn caniatáu i luoedd dderbyn cliriad fetio gan lu arall os nad yw’n fwy na blwydd oed. Ond mae llawer o luoedd yn dewis fetio swyddogion a staff sy’n newydd i’r sefydliad, hyd yn oed os ydynt yn trosglwyddo o lu arall gyda chliriad fetio cyfredol.

Mae Heddlu Gogledd Cymru wedi dewis fetio pob trosglwyddai a’r rhai sydd wedi gadael y gwasanaeth ac wedi gwneud cais i ailymuno. Mae’r FVU yn gofyn am hanes cwynion ac ymddygiad adran safonau proffesiynol (PSD), yn ogystal ag unrhyw gudd-wybodaeth uned gwrthlygredd (CCU), gan yr holl luoedd y mae’r unigolyn wedi gwasanaethu ynddynt o’r blaen.

Newid amgylchiadau

Mae’r llu wedi cymryd camau i wella ymwybyddiaeth y gweithlu bod yn rhaid iddynt roi gwybod am unrhyw newidiadau mewn amgylchiadau personol, er enghraifft statws priodasol, newid enw neu newidiadau sylweddol i gyllid personol. Mae hyn yn cynnwys diweddaru adran fewnrwyd yr Adran Safonau Proffesiynol gyda chanllawiau perthnasol a darparu hyfforddiant i swyddogion myfyrwyr newydd.

Mae’r llu yn bwriadu cyflwyno proses adolygu perfformiad newydd yn 2023. Bydd hyn yn cynnwys cwestiwn am newidiadau mewn amgylchiadau personol. Adroddodd yr FVU niferoedd isel o hysbysiadau yn hanesyddol, ond mae bellach yn derbyn sawl un bob mis. Pan fydd yn gwneud hynny, mae’r FVU yn cynnal ymholiadau fetio i nodi risgiau ac i benderfynu a effeithir ar statws fetio’r person.

Mae’r FVU yn ymwybodol o’r gofyniad APP i adolygu statws fetio person os bydd achos camymddwyn yn arwain at ostyngiad mewn rheng, rhybudd ysgrifenedig neu rybudd ysgrifenedig terfynol. Mae rheolwr fetio’r llu wedi cynnal yr adolygiadau hyn mewn nifer fach o achosion, ond nid oes gan yr Adran Safonau Proffesiynol broses gyson i hysbysu’r FVU o achosion perthnasol.

Penderfyniadau fetio

Mae penderfynwr fetio pwrpasol yn yr FVU. Swydd dros dro yw hi, ond mae’r pennaeth fetio yn ceisio cyllid i’w gwneud yn barhaol. Mae ymchwilwyr yn yr FVU yn cwblhau’r holl ymholiadau fetio perthnasol ac yn gwneud argymhelliad ym mhob achos.

Pan fydd yr FVU yn ystyried gwrthod cliriad i ymgeisydd sydd wedi dangos nodwedd warchodedig, mae’r penderfynwr yn cyfeirio’r achos gyda’r rhesymeg sy’n cyd-fynd ag ef at banel i’w adolygu a gwneud penderfyniad.

Un o egwyddorion y Cod Ymarfer Fetio yw: “Dylai’r broses o wneud penderfyniadau ynghylch cliriad fetio fod ar wahân i brosesau recriwtio a phrosesau adnoddau dynol eraill ac yn annibynnol arnynt.” Mae HR a recriwtio yn eistedd ar y panel yn Heddlu Gogledd Cymru. Os mai eu rôl yw cynghori’r panel yn unig, gellir lliniaru’r risg o dorri’r egwyddor hon. Fodd bynnag, dylai’r llu adolygu eucysylltiad.

Mae’r FVU yn cynnal cyfweliadau yn rheolaidd i egluro ymatebion ysgrifenedig mewn ceisiadau fetio.

Mesurau lliniaru risg

Mae’r llu yn defnyddio mesurau lliniaru risg yn rheolaidd i gefnogi ei benderfyniadau fetio. Mae hyn yn cynnwys cyfyngiadau ar ble y gellir postio ymgeiswyr, monitro eu defnydd o systemau TG y llu ac adolygiadau rheolaidd o sut maent yn rheoli eu cyllid. Mae’r FVU a’r CCU yn cydweithio’n agos wrth ystyried y defnydd o fonitro TG i helpu i reoli risgiau posibl.

Mae’r llu yn cynhyrchu asesiad bygythiad strategol (STA) gwrthlygredd yn flynyddol. Mae hwn yn amlinellu’r bygythiadau presennol sy’n wynebu’r llu. Nid oes proses sefydledig i’r CCU rannu’r asesiad gyda’r FVU. Rydym yn annog y llu i sicrhau bod y rhai sy’n gwneud penderfyniadau fetio yn ymwybodol o’r bygythiadau llygredd presennol.

Apeliadau a sicrwydd ansawdd

Mae pennaeth y PSD neu ei ddirprwy yn delio ag apeliadau fetio. Mewn nifer fach o achosion mae Heddlu Gogledd Cymru wedi defnyddio llu arall i gynnal apeliadau ar ei ran.

Mae’r panel sy’n gwneud penderfyniadau fetio ar gyfer ymgeiswyr â nodweddion gwarchodedig yn cynnwys yr un bobl sy’n ymdrin ag apeliadau yn erbyn gwrthodiad. Mae hyn yn tanseilio annibyniaeth y broses ar gyfer yr ymgeiswyr hyn.

Ac eithrio apeliadau, nid oes proses i sicrhau ansawdd penderfyniadau clirio neu wrthod. Rydym yn annog y llu i fynd i’r afael â hyn, yn enwedig lle mae cliriad wedi’i ganiatáu er gwaethaf datgelu gwybodaeth anffafriol am ymgeisydd, teulu neu ffrindiau.

Anghymesuredd

Mae’r APP yn nodi bod risg bod fetio yn cael effaith anghymesur ar grwpiau heb gynrychiolaeth. Ymhellach, mae’n ei gwneud yn ofynnol i luoedd fonitro ceisiadau fetio, ar bob lefel, yn erbyn nodweddion gwarchodedig er mwyn deall a oes unrhyw effaith anghymesur ar grwpiau penodol. Lle nodir anghymesuredd rhaid i luoedd gymryd camau cadarnhaol i fynd i’r afael â hyn.

Nid yw’r llu yn monitro nac yn dadansoddi achosion fetio i adnabod anghymesuredd. Er enghraifft, nid yw’n dadansoddi’r gyfran o wrthodiadau ar gyfer ymgeiswyr gyda nodwedd warchodedig benodol o gymharu ag ymgeiswyr hebddi. O ganlyniad, nid oes gan y llu fodd o ddeall y rhesymau dros unrhyw anghymesuredd, felly nid yw’n cymryd unrhyw gamau i fynd i’r afael ag ef. Mae hyn yn siomedig o ystyried ein bod wedi nodi hwn fel maes i’w wella yn ein harolygiad PEEL 2018/19.

Adolygiad ffeil fetio

Fe wnaethom adolygu 40 o benderfyniadau clirio fetio o’r 3 blynedd flaenorol gydag arbenigwr fetio o lu arall. Roedd y ffeiliau hyn yn ymwneud â swyddogion heddlu a staff a oedd wedi cyflawni troseddau o’r blaen neu’r rhai yr oedd gan y llu bryderon eraill yn eu cylch. Roedden nhw’n cynnwys penderfyniadau fetio ynghylch trosglwyddeion a recriwtio.

Roeddem yn cytuno â holl benderfyniadau cliriad fetio’r llu ond mewn sawl achos nid oedd digon o fanylion am y rhesymeg. Rydym yn annog y llu i wneud mwy o ddefnydd o’r Model Penderfyniad Cenedlaethol a chyfeirio mwy penodol at ffactorau risg a amlinellir yn yr APP fetio. Byddai proses sicrhau ansawdd yn helpu’r llu i sicrhau bod digon o fanylion yn cael eu cofnodi i gyfiawnhau ei benderfyniadau fetio.

Mewn rhai achosion, ni chofnododd yr FVU ddigon o fanylion i egluro pam yr ystyriwyd bod angen mesurau lliniaru risg.

Nôl i’r cyhoeddiad

Adroddiad ar effeithiolrwydd trefniadau fetio yn Heddlu Gogledd Cymru